¿Qué es una herramienta de colaboración digital?
  • 26 DIC 2016
  • Actualizado el: 14 MAY 2018

Hoy platicaremos un poco de algo de lo que todos escuchan, algunos hablan, pero pocos saben usar, muy pocos en realidad.

La tecnología ha avanzado para permitirnos ser más productivos y aprovechar mejor el tiempo y los recursos. Hoy en día existen herramientas digitales que facilitan muchísimo la vida laboral, al nivel de poder realizar cualquier tipo de tareas desde cualquier lugar que cuente con internet.

Estamos hablando de las “herramientas de colaboración digital” que a nivel personal y empresarial permiten una mejor comunicación, coordinación y seguimiento de las labores a realizar. A continuación te explicamos tan sólo dos de estas herramientas de colaboración digital y lo que te permiten realizar.

G SUITE GOOGLE

  • Este servicio de Google es una de las mejores herramientas de colaboración digital. Para empezar todo tu almacenamiento va a estar en una nube virtual o nube digital, es decir que no va a ocupar espacio en nuestra computadora o móvil. Ahí, ya sea como colaborador o empleado, puedes almacenar todos los documentos y dejarás de preocuparte si un disco duro falla porque podrás tener acceso a tus archivos desde cualquier otra computadora con conexión a internet. El almacenamiento va de los 15 GB hasta de 2 o 3 TB de espacio. Ahora sí que el espacio dependerá de ti y qué tantos archivos manejes en tu día a día.
  • Con G Suite también tienes acceso a documentos, hojas de cálculo y presentaciones, son herramientas de uso cotidiano y ya sabemos cómo funcionan. La ventaja de tenerlas entre nuestras herramientas de colaboración digital es que las podrás usar cuando quieras, compartir con tus colaboradores y editar en tiempo real desde distintos dispositivos. Y si lo deseas puedes configurarlas para utilizarlas sin conexión a internet guardando los cambios y agregandolos al momento de volvernos a conectar.
  • Tu cuenta de G Suite también te permite llevar un calendario con el que podrás agendar cualquier evento o recordatorio y compartirlo con los colaboradores de tu elección, así además de recordar en tu computadora podrás tener alertas en tu correo; será imposible que olvides tus compromisos o tareas.
  • Con G Suite también cuentas con servicio de chat para estar en constante comunicación con con todos tus contactos, intercambiar imágenes y hasta hacer videollamadas en tiempo real.

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DROPBOX BUSINESS

  • Esta herramienta cuenta con varios planes que se ajustan a tus necesidades, pero el plan que más conviene si eres empresa es la versión Business por todas las herramientas que ofrece para colaboración digital. De cualquier forma aquí te proporcionaremos un breve resumen de lo que puedes hacer con cada plan.
  • El plan Business Standard funciona a partir de 3 usuarios y te da 2 TB de espacio de almacenamiento seguro, además de herramientas de uso compartido y colaboración fáciles de usar donde puedes compartir documentos, carpetas, imágenes y más con las personas que tú desees de una manera muy simple. 
  • El plan Dropbox Advanced te brinda todo el espacio de almacenamiento para compartir y colaborar que necesites (sí, TODO) además de opciones sofisticadas de administración, auditoría e integración.
  • Con esta herramienta de colaboración, además de compartir documentos, también puedes crear nuevos archivos y colaborar con otros miembros de tu equipo en tiempo real. La aplicación móvil de Dropbox te permite cargar fotos y escanear documentos, además que se pueden agregar comentarios a los archivos, así evitas los correos interminables con las opiniones de todos los que participan en el proyecto. Si no tienes alguna aplicación como Photoshop o Excel no tienes que preocuparte por descargarlos, puedes visualizar el contenido directamente desde la visa previa.
  • Cabe resaltar que ambas versiones de Dropbox Business cuentan con características avanzadas de seguridad que permitirán controlar la información bajo tus criterios y diferentes necesidades, así como las actividades de los usuarios.  

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Como podrás ver, la tecnología va evolucionando a pasos agigantados. Está en ti aprender, aprovecharla y usarla a tu favor para mejorar tu productividad y la de todos aquellos que colaboran contigo. 

Si te interesa aprender más sobre estas herramientas de colaboración digital o saber cómo puedes emplearlas en tu empresa, contáctanos vía email a info[arroba]nubedigital.mx o comunícate con nosotros al teléfono +52 (55) 4625-2222.

Esta nota es una actualización de la original que se publico el 26 de dieciembre del 2016.

Stephany Villaseñor
Stephany Villaseñor

Traductora, escritora, editora y copy amante de la palabra y la comunicación en todas sus posibles variantes; interesada en el diseño, la mercadotecnia digital y el arte en sus diferentes expresiones; motivada por la música, los libros y la magia de la vida; simple, risueña y creativa por naturaleza; cinéfila, deportista y adicta a las series por decisión.