Cómo implementar software o herramientas de colaboración digital

¡Emergencia, todos a trabajar desde casa! ¿Estábamos listos?

Posiblemente tu respuesta inmediata sea “no completamente”. La experiencia del 2020 nos dejó como evidencia y recordatorio que debemos de estar preparados y listos para que tu empresa o negocio, si su giro lo permite, pueda sobrevivir desde la casa de los colaboradores; aquí las herramientas o software de colaboración digital son, fueron y seguirán siendo esenciales para poder lograrlo. 

Si los recuerdos que tienes de esa emergencia no son gratos, es que seguramente nunca planeaste un escenario así, y tuviste que implementar estas herramientas de modo acelerado, lo que nunca resulta la mejor forma.

Deseamos que esto no vuelva a suceder, ya que algunas PyMes no lograron ser productivas en escenarios como este y al terminar la emergencia regresaron o sus formas caducas de trabajo quedaron evidenciadas por todos los colaboradores.

Es por eso que ahora más que nunca debes de tener una correcta planificación para la implementación de un software o herramienta de colaboración digital como Google Workspace, Dropbox Business o Microsoft 365 que fueron fundamentales para el funcionamiento de las organizaciones en la emergencia sanitaria y que hoy en día son cruciales para asegurar el éxito de los proyectos. Es por ello que aquí te proporciono algunos pasos clave que debes considerar durante esta fase de planeación:

1. Análisis de los requisitos reales

Identifica y documenta las necesidades y requisitos específicos de la empresa. Aquí ayuda bastante contar con descripciones de puesto, procesos y procedimientos para saber cómo son los flujos de trabajo.

En caso de no contar con ellos, involucra a todos los usuarios finales y a los responsables de los distintos departamentos para obtener una comprensión completa de las expectativas y procesos actuales que tendrían que continuar.

2. Evaluación de las diferentes soluciones de software

Investiga y evalúa diversas soluciones de software disponibles en el mercado que puedan cumplir con los requisitos identificados. Google Workspace y Microsoft 365 son herramientas parecidas pero no iguales. Una te dará más flexibilidad a un menor costo y otra te permitirá implementar más rápido por tener mayor conocimiento previo por parte de los integrantes del equipo.

3. Selección del software o herramienta de colaboración

Basándote en la evaluación, selecciona la solución de software que mejor se adapte a las necesidades y objetivos de la empresa. No hay software o herramienta perfecta, todas tienen pros y contras, el objetivo es siempre sacar el máximo provecho de cada una de ellas, y para ello la capacitación es fundamental.

4. Establecimiento de objetivos y metas

Define objetivos claros y metas medibles para la implementación del software. El software se aprende usándolo día a día, una capacitación ayuda pero el aprendizaje de su uso o aplicación activa se va construyendo con el tiempo.

Establece plazos realistas y asigna recursos adecuados para alcanzar estos objetivos.

5. Presupuesto

Determina los costos asociados con la implementación, incluyendo licencias de software, hardware adicional, capacitación y servicios profesionales si es necesario.

6. Planificación del proyecto de implementación

Desarrolla un plan detallado del proyecto que incluya todas las etapas de implementación, desde la instalación hasta la formación y las pruebas.

Integra a los líderes de las áreas o a los más experimentados asignándoles responsabilidades y define roles dentro del equipo de implementación. Si ellos no son los primeros en implementar el uso a sus actividades los seguidores (otros colaboradores) tampoco lo harán.

7. Gestión del cambio

Identifica y aborda posibles resistencias al cambio dentro de la organización. Desarrolla estrategias para comunicar eficazmente los beneficios del nuevo software y fomentar la aceptación por parte de los empleados.

Asigna algún rol como responsable de transformación digital o coach digital que te ayude a enfrentar estas resistencias.

8. Evaluación de riesgos

Identifica posibles riesgos y desarrolla estrategias de mitigación. Considera posibles obstáculos técnicos, resistencia del usuario, o interrupciones en la operación diaria.

Pero sobre todo, motiva al personal y planea compensaciones o pequeños premios que intensiven el uso de la herramientas más allá de lo que se espera. 

9. Capacitación del personal

Diseña un plan de formación para el personal que utilizará el nuevo software. Apoyate en la empresa que te ayude a implementar y capacitarte. Ten en cuenta que no importa el número de sesiones si ellos no usan la herramienta buscando hacer las cosas de manera diferente logrando mayor productividad.

Asegúrate de que haya recursos de capacitación disponibles antes y después de la implementación.

10. Comunicación interna

Comunica de manera clara y regular los detalles del proyecto a los empleados y partes interesadas. Establece canales de comunicación efectivos para abordar preguntas y preocupaciones. Crea espacios o grupos de chat que las herramientas te permiten, no dejes de comunicar logros y metas cumplidas.

Al abordar estos pasos durante la fase de planificación, puedes establecer una base sólida para el éxito de la implementación del software en tu empresa.

En Nube Digital MX hemos implementado en decenas de empresas de diferentes tamaños las diferentes herramientas de colaboración digital que ofrecemos y que sabemos que son necesarias para mantenerse, crecer y competir en la era de la economía e información digital.

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Gerardo Arellano

Constructor de conocimiento y arquitecto de bienes intangibles con la finalidad de crear energía y transformarla en materia para compartir. Trabajo recordandome que "la razón compite, el corazón comparte". Te invito a caminar juntos y a diseñar en armonía con estrategia digital.