Caso de éxito: Legal & Digital y el poder de un proceso de firma

En 2024, Legal & Digital se acercó a nosotros buscando una solución más robusta, segura y práctica para optimizar la firma digital de contratos.

Como un despacho especializado en temas digitales, necesitaban un proceso que garantizara la seguridad jurídica y eficiencia operativa, especialmente porque trabajan con clientes en todo México, por lo que no siempre es viable enviar o trasladar documentos físicos.

¿Qué es la NOM 151 y por qué importa en la firma electrónica?

Antes de adentrarnos a cuál era el problema principal, es importante dar contexto sobre uno de los requisitos esenciales para el equipo de Legal & Digital: la herramienta debía contar con validez directa a la NOM 151.

La NOM 151 es la norma oficial mexicana que establece los requisitos para conservar y certificar documentos digitales, con el fin de asegurar que no han sido alterados en su tránsito.

Cumplir con esta norma es clave para que un contrato firmado electrónicamente tenga validez legal en México. Y contar con una herramienta que te permita contar con esta validación de forma directa, te puede ahorrar tiempo y dinero cuando eres un despacho legal que produce y firma una gran cantidad de contratos.

El problema: procesos de firma ineficientes y la falta de validez legal

Nos sentamos con el equipo de Legal & Digital para entender los pasos en el proceso de creación y envío de contratos, de esa manera identificamos 3 obstáculos:

• Proceso disperso: Creaban sus contratos a través de Google Docs y casi siempre los enviaban por correo exportados en formato PDF o Word. Esto rompía la conexión entre la herramienta de creación y la firma. 
• Métodos anticuados: Algunos clientes aún debían imprimir, firmar, escanear y reenviar documentos, un método que además de lento, también comprometía la seguridad y trazabilidad del proceso.
• Falta de certificación: Al no contar con una herramienta con certificación directa, el proceso para recabar todos los elementos, más el tiempo de respuesta de su validador de firmas, hacian que este paso fuera complicado y lento.

Una vez que logramos identificar estos puntos pudimos presentar una recomendación con la que se podía superar estos problemas de forma sencilla.

La solución: Dropbox Sign y la NOM 151

Dropbox Sign es una herramienta que te permite solicitar y agregar tu firma electrónica en toda clase de documentos y es compatible con dispositivos móviles y de escritorio.

Si bien existen otras herramientas de firma digital, hay 3 razones por las que decidimos ofrecer a Dropbox Sign como opción principal para Legal & Digital y son estas:

1. Validación con NOM 151: Sin duda el factor decisivo, ya que en 2024 Dropbox Sign valida los documentos bajo la NOM 151, con lo que que la recolección y certificación de firmas se pueden hacer desde una sola herramienta, otorgando esa validez legal que era esencial para el cliente.
2. Integración con Google Docs: Una de las grandes ventajas fue sin lugar a dudas la extensión que Dropbox Sign ofrece para Google Docs, ya que esto les ayudó a eliminar los pasos extra de exportación y facilitó la firma directa en el documento, agilizando su flujo de trabajo significativamente.  
3. Familiaridad y confianza: Por último, otra de las razones por las recomendamos esta herramienta es que Legal & Digital ya utilizaba otros productos de Dropbox a través de nosotros, lo que generó confianza en la marca y facilitó la adopción de la herramienta.

Resultados impactantes: aumento de contratos y reducción del tiempo de firma

Tras la implementación, los beneficios fueron claros y significativos:

• 70% más contratos firmados electrónicamente
• 95% de reducción en el tiempo de espera para concluir el proceso de firma
• Adopción sencilla gracias a la capacitación inicial y familiaridad con la interfaz
• Experiencia fluida también para los clientes, quienes pueden firmar desde cualquier dispositivo

Conclusión: la escucha activa es la clave para una solución estratégica 

Más allá de la herramienta elegida, el éxito radicó en nuestro proceso de escucha activa.
No solo entregamos un catálogo de opciones, sino que acompañamos a Legal & Digital en la identificación del problema raíz y en la selección de la solución óptima.

En Nube Digital MX subir a tod@s a la nube es nuestra misión, y es por eso que estamos comprometidos con escuchar y asistir a nuestros clientes a encontrar la mejor opción para superar los obstáculos que se presenten en su camino al éxito.

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