Guía básica para usar Dropbox Paper y mejorar el trabajo en equipo

El mundo está cambiando y la manera de trabajar también. Hoy en día existen diversas herramientas de colaboración digital que te permiten hacer el trabajo individual y/o en equipo de manera remota, ordenada, rápida, segura y fácil. De unos años para acá la oferta de estas herramientas se ha multiplicado, así que si quieres saber cual es la más conveniente para ti, es crucial que conozcas las características de las más importantes.  

En esta ocasión te hablaré de Dropbox Paper, una de las herramientas de colaboración más sólidas para emprender una actualización de los modos de trabajo. 

¿Qué es Dropbox Paper?

Dropbox Paper está pensado como una herramienta gratuita de edición conjunta y su principal objetivo es facilitar el trabajo en colaboración para crear, compartir y organizar mejor las ideas de cualquier proyecto. Como la mayoría de las herramientas de colaboración digital, el entorno en Paper es amigable y flexible, aceptando todo tipo de archivos para guardar o compartir: videos, audios, texto, imágenes o segmentos de código.

En lo que respecta a la colaboración, Dropbox Paper es tan buena como su principal competencia (Google Drive), con funciones similares que te permitirán compartir tus archivos de manera sencilla y siempre con la posibilidad de controlar el acceso de manera remota.
 

Una de las fortalezas de Dropbox Paper es su compatibilidad con medios enriquecidos de 29 sitios web y servicios. Se trata de integraciones que te permiten usar Paper con otro tipo de aplicaciones, como Google Drive, YouTube, Spotify, Vimeo, Trello y otros más. De este modo, Paper se postula como una gran apuesta para diseñadores y creadores de contenido.

¿Qué puedes en Dropbox Paper? Guía básica

En Dropbox Paper se pueden hacer cosas muy interesantes que los miembros del equipo pueden ver y reaccionar al contenido. Para ayudarte a iniciar con esta herramienta he preparado una  guía básica de cómo insertar archivos (fotos, videos, etc), editar texto, crear tablas, trazar líneas de tiempo y crear listas de tareas. ¡Anímate a probar Dropbox Paper y explota todas sus funciones!

A. Para iniciar

Para comenzar a trabajar debemos iniciar sesión en dropbox.

1. Ahora crea un nuevo documento o plantilla, para ello busca en la parte superior derecha el apartado de crear nuevo documento.

2. Da click y asigna un nombre al documento y en la parte de abajo puedes agregar lo que más quieras.

B. Insertar archivos

Para insertar archivos usa la barra de herramientas que se encuentra en la parte inferior del documento.

Podemos añadir lo siguiente:

- imagenes 

- videos

Para este ejemplo agregaré un video:

1. Coloca el puntero en el icono de multimedia y da click  sobre él.

2. Te aparecerá la siguiente ventana 

3. Aquí te muestra los sitios de donde puede obtener los videos. Da click en el icono de YouTube. Te mostrará un buscador en donde puedes poner el nombre del video que deseas poner.
   
    

4. Selecciona el video que más te guste y da click en agregar. 
   
   

5. Listo, ya tienes tu video agregado a tu documento y se verá de la siguiente manera.
   
    

Para agregar imagen es el mismo proceso, dar click en el icono de imagen, seleccionar de donde quieres obtener la imagen, buscar y agregarla. En este caso, sólo podrás buscar y agregar imágenes que tengas en tu computadora.

También se pueden agregar archivos que ya se encuentren en Dropbox, solo da click en el icono de Dropbox y busca el archivo.

C. Editar texto 

Nota: para que la herramienta de editar texto aparezca, se tiene que seleccionar el texto que se quiere editar. La barra es como las demás de editores de texto como word o algún otro.

Para crear tablas: 

1. Selecciona el icono de insertar tabla y da click  para agregar la tabla. 

2. Para cambiar el color de la tabla, da doble click sobre ella: 

3. Da click sobre el círculo que se encuentra en la parte superior izquierda. 

4. Ahora da click sobre el icono de acuerela para cambiar o resaltar las celdas.

5. Para agregar más columnas o renglones, puedes dar click en el icono  que se encuentra en el borde de la tabla.

Para crear lineas de tiempo: 

1. Al dar click en el icono, inmediatamente se agrega una línea de tiempo que es más un calendario. En el puedes agregar pendientes, tareas o proyectos que tengan una fecha de entrega definida.

2. Para agregar una actividad, solo da click dos veces sobre el día y te aparecerá el siguiente recuadro:

3. En él puedes poner el nombre de la actividad y una descripción, también puedes definir cuántos días dura dicha actividad.

Revisa: herramientas de Dropbox
Paper para trabajar en equipo.

Crear listas de tareas:

1. Se pueden crear listas numeradas y/o con viñetas. Solo necesitas dar click en su icono y agregar cuantas necesites.

2. También se pueden agregar saltos de línea o línea divisoria solo con dar click en su icono.

3. Además puede realizar comentarios o hacer mención a algún integrante del equipo. Si deseas saber como realizar esta actividad te recomendamos leer Colaboración en tiempo real: Dropbox Paper para Dropbox Business en donde podrás encontrar los pasos para poder realizar menciones, comentarios y hasta agregar animaciones muy divertidas.

El trabajo en equipo es importante porque puede maximizar los resultados esperados y esto puede ser aún mejor gracias a herramientas como Dropbox Paper. Espero que esta guía básica te sirva para empezar a usar esta herramienta y comiences la transformación digital que exigen los tiempos actuales.

Referencias: 

-Paper Dropbox: introducción a Dropbox Paper. 

-Nube Digital MX: Herramientas compatibles con Dropbox Paper de Dropbox.

Agustín de Aquino

Programador de profesión. Amante de los perros y de la música electrónica. Fiel seguidor de la robótica. En algún punto de la vida todos vamos a coincidir y entonces, habrá paz.