Maximiza tu productividad y colaboración con los Add-Ons de Dropbox

En un mundo digital, poder mantener la colaboración y la productividad desde cualquier lugar y con cualquier persona son esenciales para el éxito de cualquier proyecto o del trabajo diario. Dropbox, siendo una de las principales soluciones de almacenamiento en la nube, ya no sólo ofrece un espacio seguro para tus archivos, sino que también te brinda un conjunto de herramientas complementarias (Add-Ons) que pueden llevar tu eficiencia y colaboración al siguiente nivel.

En esta nota compartiré algunos de los Add-Ons más destacados de Dropbox, como Replay, Sign o DocSend, entre otros, que te ayudarán a optimizar tus flujos de trabajo, compartir documentos de manera segura y facilitar la comunicación con tu equipo.

Los mejores Add-Ons (complementos) de Dropbox

Para comenzar me gustaría hablarte de los complementos clásicos de Dropbox, ideales para acompañar a tu almacenamiento y facilitar tus procesos de colaboración.

Dropbox Backup

Dropbox Backup, es una solución sencilla para generar automáticamente respaldos de archivos, ya sea que quieras realizarlos desde tu computadora o discos duros externos. Además, no será necesario respaldar toda tu información, puedes seleccionar los documentos o carpetas específicas que requieran un respaldo.

Toma en cuenta que al usar Dropbox Backup, durante el proceso las copias de seguridad mostrarán los cambios en archivos y carpetas al instante para ti, y en el caso de que sean compartidas podrían tardar en reflejarse hasta 15 minutos, no desesperes.

Fuente: Dropbox

Dropbox Sign

Con Dropbox Sign podrás enviar o solicitar la firma de tus archivos sin salir de Dropbox. El proceso de firmar será más rápido, ya que evitarás el imprimir firmar y escanear una y otra vez. Firmado electrónicamente desde cualquier dispositivo, ahorrarás tiempo y dinero, así como el cuidado del medio ambiente ahorrando papel e insumos consecuentes del proceso.

Todo esto sin dejar de lado la seguridad, ya que con Dropbox Sign tu documento estará protegido gracias a los seguimientos de auditoría con marca de tiempo, la opción de permisos de contraseña y hasta un proceso de autenticación de firma, de esta manera garantizamos la protección de todos los participantes y que dicho documento se puede compartir y almacenar en tu cuenta.

Fuente: Dropbox

Dropbox Transfer

Dropbox Transfer permite que los usuarios puedan compartir archivos de gran tamaño de manera sencilla rápida y segura. Además los usuarios pueden primero cargar sus archivos o carpetas a Dropbox, organizarlos y posteriormente compartir el enlace de transferencia con los destinatarios, lo que te permite compartir de manera más ordenada y segura.

Como si lo anterior no fuera suficiente, con Dropbox Transfer puedes dar una capa extra de seguridad al establecer contraseñas para proteger los archivos o fijar fechas de vencimiento para limitar el tiempo que estará disponible para su edición. Recuerda que el espacio de transferencia comienza desde los 100 MB hasta los 250 GB.

Fuente: Dropbox

Ahora toca el turno de hablar de los tres complementos más nuevos y renovados de Dropbox:

Dropbox Replay

¿Recuerdas Creative Tools de Dropbox? Pues te cuento que esta herramienta se ha actualizado y se unificó dando como resultado Dropbox Replay una herramienta de aprobación y revisión de medios única en su tipo. Este AddOn permite que los usuarios y colaboradores de proyectos puedan anotar, comentar y finalizar proyectos de audio, imagen y video. Algunos de sus puntos destacados son:

• Compartir multimedia. Podrás simplemente compartir a través de enlaces la versión final de tu proyecto y así eliminar versiones comprimidas o saturar tu disco duro.
   
• Integración con tus herramientas de edición. Replay te permite usar sus funciones dentro de tus aplicaciones de edición favoritas, ya sea para añadir comentarios o generar nuevas versiones de tu archivo, de esta manera tu equipo y tú estarán siempre trabajando bajo un mismo archivo con la seguridad de que se mantendrá actualizado y sincronizado en ambas aplicaciones.
   
• Revisión de cualquier persona. Estas revisiones podrás compartirlas a través del navegador permitiendo que cualquier persona con el enlace pueda generar comentarios sin necesidad de una cuenta o de un software especial.

Fuente: Dropbox

Como te podrás dar cuenta Dropbox Replay resume procesos y ahorra tiempo, lo que la convierte en una excelente aliada para entregar y revisar tus proyectos a tiempo.

Dropbox Capture

Dropbox Capture es una herramienta que te permite hacer desde capturas de pantalla, grabaciones de pantalla con o sin voz y video. En pocas palabras, tiene todo lo que necesitas para comunicarte con otras personas de una manera más fácil, clara y sencilla.

Un tip para que saques provecho a Dropbox Capture, es que lo puedes aprovechar de manera interna para capacitar a tu personal, por ejemplo dándole instrucciones de cómo realizar ciertas actividades y procesos. También puedes usarla para enseñarle a tus clientes cómo realizar la activación o el pedido de algún producto o servicio que tú ofrezcas.

Fuente: Dropbox

Dropbox DocSend

Este complemento permite gestionar y dar seguimiento a los documentos que envías a otras personas desde presentaciones hasta cotizaciones; además puedes rastrear y revisar cuándo han abierto tus documentos y cuánto tiempo han invertido revisándolos.

Como con el resto de los complementos de Dropbox, puedes agregar otra capa de seguridad con el control de acceso, de esta manera limitas las acciones que las personas pueden realizar, desde la carga y/o edición del documento o bien puedes simplemente revocar el acceso en cualquier momento.

Además DocSend te permite generar análisis en donde señala las acciones que se han leído y qué partes han generado más interés, lo mejor de todo es que esto lo puedes compartir con tu equipo de trabajo o con cuentas específicas.

Fuente: Dropbox

Estos son algunos de los Add-Ons que puedes agregar a tu plan de Dropbox, pero te recordamos que algunos ya están incluidos en tus planes, mientras que para otros es necesario solicitar su activación en tu cuenta.

Si te interesa integrar alguno de estos complementos ¡ponte en contacto con nosotros! En Nube Digital MX podemos realizar la activación o, en caso de que aún no sepas cuál necesitas, podemos trabajar en conjunto para revisar más a fondo y ayudarte a elegir el complemento ideal.

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Karla Fernanda Unzueta Ramirez

Entusiasta cuando de aprender se trata, aprendiz del mundo digital, musical, curiosa por naturaleza, apasionada de la pintura y el dibujo, amante de los sudokus, hablar mucho y el ramen. Señora de clóset.