Potencializa las herramientas de Google Workspace con el uso de la IA

Si tu empresa recién está subiéndose a la nube con Google Workspace o ya tienes una cuenta, pero apenas le sacas provecho, es momento de conocer todo el potencial que tienes en tu escritorio de aplicaciones digitales. Muchas de las herramientas que ofrece la inteligencia artificial (IA) pueden ayudarte a escribir mejor, organizar tu agenda, analizar datos o responder correos más rápido y ¡lo mejor es que ya están integradas a tu entorno de trabajo! En esta nota te muestro algunas y cómo usarlas de forma práctica para trabajar de manera eficiente, con más calidad y menos esfuerzo.

Gmail: tu súper poder en correo electrónico

La aplicación de Gmail en tu Google Workspace incluye Gemini, la inteligencia artificial que potencializa tus correos electrónicos y te ayuda a escribir sugiriendo palabras, corrigiendo errores y hasta cambiando el tono para que suenes más profesional, o como tú quieras. Con la opción de “Ayúdame a escribir”, redactar correos se vuelve sencillo. Dile a la inteligencia artificial qué necesitas y creará un borrador para que tus ideas se entiendan y lleguen de la mejor manera a tu receptor.

Por otro lado, si tienes muchos correos en tu bandeja de entrada, Gemini te da resúmenes y puntos clave al momento, sin tener que leer todos como una tarea interminable. Además, con la herramienta de búsqueda avanzada puedes encontrar ese correo específico de meses atrás en segundos. Sin salirte de tu bandeja de entrada, la búsqueda web te permite navegar y preguntarle a la IA cualquier dato relevante, aclarar datos técnicos o consultar información para complementar tu mensaje sin salir de la aplicación de Gmail.

Google Calendar: para estar al día y bien organizado

Cuando alguien te propone una reunión por correo electrónico, la IA de Gemini sugerirá crear el evento en el calendario de Google y si entre colaboradores se vuelve titánico encontrar un horario que se ajuste a las necesidades de todos, la opción de “Buscar un espacio” te ahorra discusiones pues sugiere esa ventana de tiempo en común entre las agendas compartidas para crear la reunión.

Google Docs: de tus ideas a documentos con buena redacción y estilo

Ahora Docs tiene plantillas para todo tipo de documentos, así ya no empiezas con la página en blanco. Aquí también puedes utilizar la opción de  “Ayúdame a escribir”; de igual manera, dile a Gemini lo que necesitas y creará para ti un borrador inicial que puedes editar de acuerdo a tus necesidades. Con las opciones de reescritura, sugerencia de estilo o ajuste de tono potencializa y afina el mensaje hasta que exprese exactamente lo que quieres compartir. Además, puedes generar contenido a partir de otros archivos con solo escribir “@” y seleccionar desde tu Drive otro documento, hoja de cálculo o presentación. La IA puede extraer un resumen e integrar los datos clave en tu nuevo texto. 

Google Sheets: analiza datos rápido e inteligentemente

Analizar datos deja de ser tedioso y complicado si utilizas la inteligencia artificial de Google Workspace a tu favor en Sheets. Con “Ayúdame a crear una tabla” organiza grandes volúmenes de datos con pocos clics, sobre todo si ya tienes algún otro documento con información, utilizando “@” para insertarlo. Con estos datos Gemini te permite hacer tablas dinámicas con filtros inteligentes, generar formularios personalizados y crear imágenes o gráficos en segundos, a partir de una sola instrucción.

Aprovechar la inteligencia artificial de Google Workspace, es tan sencillo como jugar y experimentar. Las herramientas digitales ya están ahí, solo falta que comiences a usarlas con intención y aprovechar su potencial. Un primer paso es prestar atención a las sugerencias automáticas que aparecen mientras escribes o editas un texto. Anímate a probar las funciones avanzadas de “ayúdame…” sin miedo. ¿Quién sabe? Quizá Gemini hasta te dé ideas que no se te habían ocurrido o nuevas perspectivas para desarrollar. 

Adoptar estas funciones no es subirse a un trend tecnológico, sino incorporar un aliado a tu rutina de trabajo que te ayuda a comunicarte mejor, organizarte y lograr más en menos tiempo. Eso sí, este súper poder solo está disponible a través de un plan de Google Workspace Standard o superior. La versión Starter solo te permite chatear con Gemini  y utilizarlo de manera básica en Gmail como corrector de texto. 

Si tienes un plan Standard úsalo estratégicamente, aprovecha sus funciones y observa cómo tu productividad se potencializa y, si no tienes uno, en Nube Digital MX podemos ayudarte a conseguirlo. 

Gemini para Google Workspace Business con Nube Digital MX

Referencias:
- IA en Google Workspace - Imacreste
- Hoja de resumen y guías de referencia sobre aplicaciones - Google
- Gemini for Google Workspace cheat sheet - Google

Paola Cruz

Ave cantora que gusta de historias forjadas en acero y fuego de dragón. Historiadora de oficio, no cuentista de fantasías. Devota del arte arcano del journaling, maestra en la alquimia de la organización y diestra en el pícaro arte de compartir saberes cual juglar, acercando las historias y las relaciones a la era digital.