¿Problemas de gestión de información? Soluciónalo con Dropbox Business

¿Problemas de gestión de información? Soluciónalo con Dropbox Business

  Publicado: 28 de enero del 2022 | Actualización: 29 de enero del 2022

Almacenar y compartir documentos en la nube se ha convertido en una tarea cotidiana y una solución eficaz a problemas que solían ser comunes en los centros de trabajo, como fallas de hardware que resultaban en pérdidas de información, dificultad para enviar archivos demasiado pesados, altos costos en infraestructura, entre otros. 

No obstante, para que el uso de la nube sea una práctica eficiente y segura, es fundamental organizar la información que se almacena, así como tener control sobre quién puede verla. 

Dropbox Business cuenta con soluciones que pueden ser de gran utilidad para la gestión y el control de la información de tu empresa. Hoy voy a contarte un poco sobre ellas.

¿Qué soluciones ofrece Dropbox para la gestión y protección de información?

Estar a la cabeza de una empresa o proyecto trae múltiples tareas que pueden llegar a generar inconvenientes que, a la larga, se traducen en problemas. Un líder como un director general, jefe de área o un project manager se enfrenta al reto de organizar la información, compartirla y controlarla como corresponde a cada uno de las personas, departamentos o áreas que participan en actividades de manera diaria o por proyecto; las cuales se encargan de diferentes tareas.

Esta labor puede volverse pesada y tediosa, pues encargarse de compartir con los miembros los archivos y carpetas de almacenamiento de la información que le corresponden a cada uno puede tomar mucho tiempo. 

Dropbox Business simplifica esta tarea con un espacio centralizado de trabajo que permite a los administradores crear grupos de usuarios para organizar a los miembros en áreas, así como crear carpetas de equipo, de manera que se puede compartir contenido con un grupo específico de personas, pero todo en un sólo lugar: el espacio de trabajo compartido de tu equipo.


Algo que hay que entender y diferenciar desde el inicio son los tipos de carpetas y grupos que existen en Dropbox Business (grupos administrados por la empresa y grupos administrados por usuarios) así como los permisos y accesos que tiene cada uno para asignar roles correctos y una mejor centralización de información.
 


Fuente: Dropbox Help
 

Por ejemplo, puedes crear un grupo para el área de Marketing de tu empresa, agregar a todos los usuarios de esta área a él, y compartir con este grupo una carpeta de equipo llamada “Marketing” donde el contenido que agregues se sincronizará automáticamente con todas las carpetas de equipo de todos los miembros de este grupo.

De igual manera, los administradores pueden modificar los grupos de usuarios y las carpetas de equipo en el momento que quieran, añadiendo o eliminando miembros cuando sea necesario. Esto resulta de gran utilidad para tener el control del contenido de los grupos cuando en la empresa hay rotación de personal.

 

Nota: Activa los subtítulos en español en el botón [CC]

 

Asimismo, para proteger información sensible o importante, es posible restringir el acceso a carpetas a determinadas personas o grupos, dejando disponibles, solamente, las que son necesarias para su labor; sólo basta cambiar los ajustes de uso compartido de la carpeta que te interesa, y eliminar las personas o grupos que quieres quitar.

Otras funciones que pueden contribuir a la protección de información sensible son la sincronización selectiva para equipos y la sincronización inteligente. Con ellas, los administradores pueden restringir las carpetas que se sincronizan por defecto con el disco duro de nuevos miembros del equipo, además de bloquear la sincronización de ciertas carpetas específicas y marcar otras con la opción de sólo en línea.

Como puedes ver, con las soluciones que proporciona Dropbox Business, puedes olvidarte de problemas pues la gestión, organización y protección de tu contenido sensible se vuelve una tarea sencilla, eficaz y muy segura. Puedes compartir y restringir información en segundos con sólo unos cuantos clics.
 

Nota: Activa los subtítulos en español en ícono del "engrane".

Puedes encontrar éstos y otros trucos en el Curso Integración de Dropbox Business para empresas y equipos de Nube Digital MX. ¡No dudes más, déjanos ayudarte a sacarle el mayor provecho a tu cuenta y al espacio compartido de trabajo que te ofrece!
 

Curso Integración de Dropbox Business
para empresas y equipos

 


Referencias:

  • Carpetas del equipo: aspectos generales: Dropbox
  • Grupos de Dropbox: Dropbox
  • Administrar la configuración de sincronización selectiva para equipos: Dropbox

Regina  Garnica
Regina Garnica

Historiadora de formación, descubriendo las posibilidades del mundo virtual. De naturaleza curiosa y observadora. Investigadora profesional de trivialidades, catadora exhaustiva de series, coleccionista de juguetes y fotógrafa amateur de bichitos en mis tiempos libres. Creo firmemente que la Historia necesita llegar a todos, y que las herramientas digitales nos ayudarán a tejer redes de conocimiento y entendimiento.