¿Qué es la NOM 151 y por qué es importante para las firmas digitales?

Desde hace algunos años, el uso de tecnologías de la información en el ámbito empresarial se ha extendido. Las firmas digitales son claro ejemplo de ello: gracias a su practicidad, cada vez son más las empresas que deciden incorporar esta herramienta en su día a día.

Para que no haya problemas durante su transformación digital, es necesario contar con legislación que regule el uso de estas tecnologías y garantice la validez de los acuerdos que se llevan a cabo por medio de ella.

En México, el documento que regula lo referente a las firmas electrónicas y digitales es la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, conocida como NOM 151. En el artículo de hoy te explico por qué es importante para el proceso de firma digital de tus documentos. ¡Acompáñame!

¿Qué es la NOM 151?

La NOM 151 es la regulación que fija los criterios bajo los cuales deben conservarse los archivos electrónicos dentro de una empresa. En el caso de documentos firmados digitalmente, es importante porque se encarga de establecer las características que deben cumplir para que tengan validez jurídica y sean confiables.

Debido a la necesidad de regular estos procesos, que normalmente se llevan a cabo a distancia, en 2017 la norma fue actualizada para contemplar la regulación de firmas digitales con la emisión de constancias de conservación de mensajes de datos.

Constancias de conservación de mensajes de datos

Las constancias de conservación de mensajes de datos son una especie de recibos digitales que certifican la existencia e integridad de un documento y sus firmas, por medio de una serie de sellos digitales que permiten verificar la fecha y hora exactas en que dicho documento fue firmado.

Gracias a ellas, se puede acreditar ante cualquier tercero o autoridad su integridad desde el momento en que se generan los sellos. Es decir, una constancia de conservación es importante dado que constata que el documento no ha sido alterado después de haber sido firmado.

Si el documento original firmado sufriera alguna modificación, su algoritmo de autenticación (también llamado hash) sería distinto y, por lo tanto, podría comprobarse su alteración.

Las constancias de conservación son emitidas por un Prestador de Servicios de Certificación, que es un tercero acreditado por la Secretaría de Economía para expedirlas. De manera excesivamente simplificada, podríamos hacer un símil entre estas entidades y el papel que desempeñaría un notario en una transacción tradicional.

Además de las constancias de conservación, también puede apoyar la transformación digital de una empresa llevando a cabo el proceso de digitalización de sus documentos físicos. En este caso, el Prestador de Servicios de Certificación da fe de que el contenido es el mismo que el original en soporte físico, así como de la integridad del documento.

Entonces, ¿cómo ayudan las firmas digitales en el cumplimiento de la NOM 151?

El proceso de firma digital se ve atravesado en su totalidad por la NOM 151, dado que las empresas que ofrecen el servicio de firma digital necesitan trabajar con certificados válidos y que estén proporcionados por un Prestador de Servicios de Certificación debidamente autorizado por el gobierno.

Y a su vez, gracias a la tecnología que emplean, las firmas digitales son esenciales para que las empresas puedan garantizar la integridad de sus documentos celebrados electrónicamente, pues los cifran para impedir modificaciones, y ofrecen historiales que registran la fecha y hora de cada transacción; lo cual es indispensable para que las empresas puedan obtener constancias de conservación válidas.

Implementar una solución como la firma digital en tu empresa puede traerte grandes beneficios como ahorrar tiempos, espacios y costos en la firma y almacenamiento de tus convenios, todo con la tranquilidad de que permanecerán íntegros y que cumplen con la norma oficial de nuestro país.

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Regina Garnica

Historiadora de formación, descubriendo las posibilidades del mundo virtual. De naturaleza curiosa y observadora. Investigadora profesional de trivialidades, catadora exhaustiva de series, coleccionista de juguetes y fotógrafa amateur de bichitos en mis tiempos libres. Creo firmemente que la Historia necesita llegar a todos, y que las herramientas digitales nos ayudarán a tejer redes de conocimiento y entendimiento.