Elementos básicos para manejar reuniones y trabajo de forma remota

Si nuestro objetivo es construir una organización que pueda trabajar desde cualquier lugar, hay que comenzar con la infraestructura. ¿Cómo conectar a su equipo y cómo cerciorarse que existan mínimas distracciones? Existen 3 elementos básicos que necesita todo equipo de trabajo que quiera hacer reuniones y trabajar de forma remota:

• Hacer todo en una sola plataforma. Una plataforma única para toda la comunicación y colaboración significa hacerlo simple y eficaz todos los días; significa que no se utilizarán varios programas todos los días.
• Sin elementos distractores en su oficina remota. Trabajar de forma remota implica adaptar el entorno de trabajo en casa. ¿Cuál es la mejor tecnología para lograrlo?
• Minimiza el desorden. Es importante mantener al mínimo el desorden de escritorio, así como el digital. Te explicamos porqué.

UCC: Plataforma de comunicación y colaboración unificada

Una investigación de Modern Collaboration, dejó ver que dos tercios de los CIO (responsables de sistemas de tecnologías de las empresas) globales consideran que las herramientas de comunicación y colaboración son “críticas para el negocio”.

Una UCC es la plataforma que eliges para unificar toda tu comunicación, es la plataforma en una sola plataforma. Esto va más allá de un simple software que sirve para reunirte por videollamada. Lo ideal es buscar una plataforma que ofrezca lo siguiente:

• Llamadas
• Videollamadas
• Mensajes de texto (SMS)
• Chat

Pensar en una UCC como una versión digital de su oficina será el modo en el que tu equipo pueda trabajar un mismo archivo, reunirse y mantenerse actualizado en la agenda laboral.

¿Cómo crear una oficina remota?

Una vez que tu equipo comparta la misma plataforma (UCC), es momento de pensar en cada oficina en particular. Es sencillo: una silla, escritorio y una computadora ¿cierto? La clave es minimizar los distractores externos. Una simple distracción puede restar hasta 23 minutos de tiempo productivo. Aquí algunos elementos básicos para adaptar una oficina de trabajo remota que esté libre de distracciones:

• Cámara web. Tras la llegada de COVID- 19 el mundo ha reemplazado los encuentros cara a cara por la mejor opción: las videoconferencias. Si aún lo has hecho es momento de obtener tu propia cámara web. Las video reuniones mejoran el compromiso y fomentan relaciones más sólidas entre clientes y colaboradores.
• Una silla cómoda. No podrás concentrarte si no estás cómodo mientras trabajas. Al comprar toma en cuenta el soporte lumbar, estadísticamente está comprobado que el confort a largo plazo previene el dolor de espalda.
• Auriculares contra el ruido. Los audífonos con micrófono integrado (manos libres) son ideales para videoconferencias. Sin embargo, la cancelación de ruido aporta más: podrás mantenerte enfocado al eliminar ruidos que puedan ocasionar distracción.
• Productividad sin papel. Actualmente adquirir pizarrones o tabletas gráficas que no requieren papel es sumamente fácil. Puede usarlos para planificar el día a día y anotar sin necesidad de conexión a internet.

Tecnología para reducir el desorden digital

¡Di NO al desorden de escritorio! Buscar documentos perdidos le cuesta a una empresa hasta $2.5 millones de dólares en productividad perdida, según algunas estadísticas. Lo mismo pasa con el Home Office o trabajo de forma remota: menos desorden, mejor colaboración en línea y a distancia.

• Reduce el desorden de escritorio. Si buscas formas de reducir la cantidad de desorden de tu escritorio. Considera esta guía de Becoming Minimalist. Tip: Reserva 5 minutos diarios para mantener limpio y ordenado tu escritorio. Puedes considerar también escoger una aplicación para reducir el desorden, desde LegacyBox hasta Tody, un asistente para limpieza inteligente.
• Reduce el desorden en línea. Contar con una plataforma única (UCC) ayuda a reducir el desorden de comunicación en línea. Mantén tópicos y conversaciones consistentes en un solo lugar, no a través de múltiples canales o medios. En sus plataformas, trata de cerrar canales de comunicación antiguos, archivos compartidos o cuentas que ya no te sirvan ni a ti ni a tu equipo. Establece un esfuerzo en equipo: tomar medio día para organizar sus canales de comunicación valdrá la pena a largo plazo.

Comunicarse en una empresa de manera exitosa es fundamental para el buen funcionamiento de la misma. GoToConnect es una gran opción, cuenta con todo para unificar la colaboración y comunicación en equipo. Llamadas, videollamadas y reuniones que posibilitan la gestión de una empresa desde cualquier lugar. Para construir un flujo de trabajo eficaz es necesario que en la infraestructura puedan encontrarse soluciones a problemas inmediatos como la comunicación, gestión y trabajo en equipo.

Abraham Flores

Comunicólogo y fotógrafo. Escritor y poeta en su tiempo libre. Le apasionan las historias de ciencia ficción. Interés por el viaje, la cultura y el mundo en general. Es empático, alegre, divertido, le gusta bailar y ama el canto. Cree fuertemente en un futuro en donde exista el mismo respeto y justicia por todas las especies animales.