3 perfiles en las empresas y cómo hacerlos productivos con Dropbox

3 perfiles en las empresas y cómo hacerlos productivos con Dropbox

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¿Eres de las personas que ansía concentrarse? Tal vez trabajes mejor cuando evitas reuniones, te pones tus audífonos e ignoras a todos, incluyendo tus emails. También quizás eres más como un organizador quien ama los calendarios y sabe exactamente cómo hacer que nueve personas se reúnan en la misma sala a la misma hora.

Todos tenemos una manera favorita de trabajar, tus compañeros de trabajo tienen la suya y a veces las dos simplemente no empatan. Lo malo es que no hay una solución única para todos. Sin embargo, puedes tener una gran ventaja si sabes en qué categoría se encuentra tu compañero porque así encontrarás qué camino debes seguir para hacer más sencillo tu trabajo y el de él.

Aquí te presentamos tres perfiles de trabajos, sus características y cómo pueden volverse más productivos:

Perfil #1: Creadores de contenido

Meta principal: encontrar la concentración

Roles comunes: escritores, diseñadores, ingenieros

Punto de dolor más grande: interrupciones

Herramientas comunes: Dropbox Paper, Adobe Suite, Sublime Text

Los creadores de contenido tienden a valorar la concentración ante todo. Hacen mejor su trabajo cuando tienen al menos una o dos horas sin interrupciones. Podrás encontrar muchos creadores de contenido entre escritores, diseñadores y programadores, aunque hay excepciones en cada equipo.

Los creadores de contenido se enfrentan al problema de que una vez creados los artículos, los tienen que mandar a revisión y una vez que se hicieron los comentarios pertinentes, volver a editar dichos artículos. La mejor manera de hacerlo es a través de Dropbox, ya que todos los que estén involucrados en el proceso podrán tener a la mano el archivo actualizado. Además se evita el uso del correo electrónico que es uno de los factores que más puede distraer a los encargados del contenido.

Perfil #2: Comunicadores

Meta principal: resolver problemas en tiempo real

Roles comunes: comentaristas, seguridad, reclutamiento, ventas

Punto de dolor más grande: contactos que no responden, acceder a información clave

Herramientas preferidas: Zoom, Slack, email

Los comunicadores aman pensar en voz alta y poner hashtags a todo. Están la mayor parte del tiempo en casa programando una videoconferencia con Zoom o reuniendo información de sus colegas en Slack. Empiezan a sentirse impacientes cuando la gente no se acerca a ellos después de varios días, por otra parte se desenvuelven en juntas donde el trabajo sucede en tiempo real.

Su mayor problema radica en encontrar la información actualizada que necesitan proporcionar tanto a los clientes como a los trabajadores que tengan duda sobre algún nuevo producto o modificaciones que se le hicieron a algún dispositivo. La gente de ventas, que por lo general queda en este perfil, debe tener también acceso a documentos actualizados sobre los productos que está vendiendo, tanto el inventario como las especificaciones técnicas en caso de que el cliente las solicite. La manera más fácil de hacerlo y que además ahorra mucho tiempo es a través de Dropbox. Digamos que los creadores de contenido actualizaron las especificaciones de un producto nuevo y comparten este archivo con los de ventas; ellos inmediatamente podrán informar al cliente lo que desee saber.

Perfil #3: Coordinadores

Meta principal: mantener a todos los anteriores organizados

Roles comunes: administrativo ejecutivo, gerentes de producto, jefes de personal

Punto de dolor más grande: hacer malabares con las solicitudes de docenas de personas al mismo tiempo.

Herramientas preferidas: JIRA, Trello, calendarios

Los coordinadores ven el área de trabajo a 300 metros desde arriba. Mientras los creadores de contenido juegan con los conceptos de código, copy o diseño, y los comunicadores participan en conversaciones en vivo, los coordinadores mejoran la forma en que se interconectan todos los sistemas y proyectos. Es más probable que ya conozcan las peculiaridades de sus colegas porque pasan mucho tiempo pensando cómo ayudar a que los equipos diferentes se unan.

Para ellos es esencial utilizar una herramienta como el tablero de reuniones de Dropbox, también deben monitorear que no se duplique el trabajo y que dos personas estén haciendo exactamente lo mismo. Si se trabaja en Dropbox será más fácil reunir los documentos, presentaciones y reportes actualizados para compartirlos con todos antes de una junta. Elaborar un documento con los roles y las tareas específicas para cada empleado podría ahorrarle tiempo tanto al coordinador como a los trabajadores. Los coordinadores deben saber qué información compartir con cada departamento como un reporte de progreso para los de ventas.

Pongamos todo junto

Casi todo el trabajo basado en el conocimiento involucra al menos un poco de los tres perfiles anteriores; el contenido central, la comunicación que lo rodea y la coordinación para que todo suceda. Por esta razón, es raro encontrar a alguien que encaje perfectamente en una sola categoría. Comprender esto es con frecuencia la clave para evitar una relación laboral complicada ya que todo lo que se necesita es compartir la información necesaria con los involucrados en el trabajo y olvidarse de problemas de perder el archivo, mandar correos y buscar en discos duros.

Integrar Dropbox en tu empresa es la clave para hacer fluir el trabajo y que la productividad aumente. Contrata cuanto antes un plan que se acomode a tus necesidades, nosotros te asesoramos.

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Ulises Trejo
Ulises Trejo

Un entusiasta del arte, melómano rockero, persistente cuando de mis sueños se trata, el Marketing Digital mi pasión, "gamer" en mis ratos libres, apasionado por el género de terror, fascinado por los deportes, enamorado de la vida. Siempre conserva una sonrisa, nunca sabes a quién le puedes hacer el día. Acompáñame, te contaré mil aventuras.