Certificar archivos digitales: ¿qué es y cómo usarlo a tu favor?

Si quieres certificar tus documentos de manera digital pero no te atreves porque el proceso de validación no te queda claro, ¡no te preocupes! Hoy te explico en qué consiste, cuál es su respaldo legal y los beneficios que puede traer para tu empresa.

¿En qué consiste el proceso de validación de un documento?

En general, lo que busca el proceso de validación es verificar que la información original en su camino hasta el siguiente punto ya se de recepción o resguardo no ha sido intervenido para ser editado o cambiado en ningún momento para así emitir un certificado de validez.

De manera sencilla el proceso puede resumirse así:

1. Obtener el archivo digital que se quiere validar.
2. Se envía o comparte a través de un plataforma que le otorga un sello de tiempo o un registro en donde genere una fecha de creación. 
3. Se envía al validador. 
4. Se obtiene un certificado de validación del archivo digital en versión PDF y XML.
5. Se genera un copia del certificado que se queda con el PSC o empresa validadora como “respaldo”.

Respaldo legal de los certificados digitales 

Tocando un poco su historia, en el 2002 la NOM 151 se creó para poder darle un valor a los documentos impresos que posteriormente se digitalizaron, para así conservar  en todo momento el valor de los originales. De acuerdo a su propia definición citada en la NORMA Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 “...la digitalización certificada da plena validez jurídica y valor probatorio a largo plazo a los documentos digitales conservando su autenticidad y valor como copia fiel del original.” Además, dentro del texto de esta norma se establecen los requisitos para la conservación de los mensajes, buscando asegurar la integridad de los documentos en origen, así como las digitalizaciones analógicas y su almacenamiento a largo plazo.  

¿Qué documentos se pueden certificar según la NOM 151?

Todo tipo de archivo digital, desde documentos y contratos hasta archivos multimedia como imágenes, videos y audios. En la actualización más reciente de la NOM se incluyen de manera más específica las características que cada uno de los archivos debe de tener para ser validados, por ejemplo:

• Representaciones gráficas: 200 píxeles por pulgada o su perior para representaciones en blanco y negro, color o escala de grises.
• Audio: frecuencia de muestreo de 44.1kHz y 16 bits o superior.
• Video: resolución de 352 píxeles de ancho por 288 píxeles de alto o superior de acuerdo al formato CIF definido en la H.261 de la ITU (International Telecommunication Union).

Siempre y cuando éstos también incluyan alguno de los siguientes elementos:

• Certificado de originalidad
• Sello de tiempo
• Constancia de conservación electrónica

¿Quién otorga estos certificados?

Si bien este proceso se puede realizarse a través de un PSC (Prestador de Servicio de Certificación) como Adventure Security, Edicom o PSC World por mencionar algunos de los autorizados por el SAT, también es posible realizarlo a través de empresas que tienen sistemas de firmas digitales y una serie de integraciones que te permiten generar este proceso de certificación de manera semi y automática, ya sea para volúmenes menores a 500 certificaciones como lo hace Legal & Digital o volúmenes mayores como lo hacemos nosotros en Nube Digital MX.
 

Beneficios de certificar tu información digital 

Dependiendo del giro de tu negocio pueden ser varios los beneficios que te puede traer la certificación digital,  pero de manera general podemos mencionar:

• Validez jurídica.  Al estar bajo reglamento de la NOM 151, la constancia que se genera puede ser utilizada ante cualquier controversia legal y demostrar que es un documento original que no ha sufrido de alteraciones.
• Veracidad de participantes.  En el caso de un contrato, las personas que firmen podrán garantizar su identidad dentro del documento.
• Protección de información. Que tu información digital cuente con una certificación le da un doble respaldo a los contenidos originales y otorga protección adicional  antiplagio a estos contenidos.
• Ahorro de efectivo y tiempo. En los procesos de intercambio de información al ya no ser físicos se evita el gastos de papelería, transporte , envíos y pérdida de tiempo para que los involucrados tengan su participación y copia de este documento.
• Innovación. Podrás demostrar la importancia de la vida digital en tu empresa y otorgar ese valor adicional a tus clientes o usuarios la innovación como pilar de tu negocio.

Si bien por el momento certificar todos tus contenidos digitales no es obligatorio, dependendiendo del giro de tu negocio es posible que las entidades gubernamentales de México comiencen a requerir que tus documentos pasen por este proceso de validación. Por eso te recomiendo que poco a poco empieces a hacer pequeños cambios digitales en tus procesos para que puedas integrar este tipo de certificación. 

Recuerda que si necesitas ayuda o tienes dudas puedes acercarte a nosotros, los expertos de Nube Digital MX podrán orientarte para encontrar tu plan ideal para comenzar con esta inversión.

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Certificación de Documentos Digitales

Karla Fernanda Unzueta Ramirez

Entusiasta cuando de aprender se trata, aprendiz del mundo digital, musical, curiosa por naturaleza, apasionada de la pintura y el dibujo, amante de los sudokus, hablar mucho y el ramen. Señora de clóset.