Cómo “Usuario Archivado” en Google Workspace te ayuda a ahorrar y controla información

Si gestionas una empresa, seguro te has enfrentado a la necesidad de conservar la información de colaboradores que ya no están activos sin seguir pagando por su cuenta. Aquí es donde Google Workspace Usuario Archivado entra en juego, una función estratégica que no solo protege tus datos, sino que te ayuda a ahorrar dinero .

Imagina que uno de tus empleados se va, pero necesitas guardar todo lo que hizo: sus correos, documentos, calendarios y contactos. Archivar la cuenta es la solución más inteligente.

¿Qué es un “Usuario Archivado” y por qué es una decisión estratégica, no técnica?

Un “Usuario Archivado” es una cuenta de Google Workspace que se mantiene en el sistema, conservando todos los datos intactos (correos, Drive, etc.), pero a la que se le ha revocado el acceso. La persona ya no puede entrar ni usar las herramientas.

Cumplir normativas sin pagar licencias activas 

Los usuarios de Archivar son ideales por varias razones. Primero, cumplimos con las normativas legales que exigen conservar archivos y comunicaciones por un tiempo determinado, lo cual es vital para el cumplimiento legal y la auditoría. Segundo, mantiene tu lista de usuarios ordenada y fácil de manejar, porque puedes saber quién está activo y quién archivado de un vistazo.

Conservar datos sin gastar más con la reutilización inmediata de licencias

Este es el punto que más interesa en términos de presupuesto: la función de “Usuario Archivado” te permite reutilizar licencias en lugar de pagar nuevas o mantener cuentas inactivas. Archivar libera la licencia que usamos ese usuario en tan solo 24 horas , y esa licencia puede asignarla a un nuevo empleado o proyecto, evitando compras innecesarias. Cada licencia que se reutiliza es dinero que se queda en tu bolsillo, optimizando tus recursos .

Por qué archivar usuarios y no borrarlos

El proceso de archivo es una de las principales herramientas de seguridad del administrador de Google Workspace . Es el punto de control final para la información de ex empleados.

El peligro de la eliminación es la pérdida de información histórica y legal . Si borras una cuenta, puedes transferir algunos datos de Drive, pero la complejidad de migrar correos electrónicos y asegurar que se cumplan aumentan exponencialmente las políticas de retención. El Usuario Archivado  evita que alguien sin permiso acceda a cuentas inactivas, cuidando la seguridad de su empresa.

Protección y gestión: control centralizado para la administración de ex-empleados

Los datos archivados están protegidos y solo accesibles para administradores o usuarios autorizados. Esto te da protección y control total. Además, la gestión es sencilla: todo se maneja desde un lugar central, la Consola de Administración de Google Workspace , sin complicaciones técnicas ni la necesidad de sistemas de archivo de datos externos y costosos.

Resumen: los beneficios de “Usuario Archivado” que no puedes ignorar

En resumen, la licencia de “Usuario Archivado” es una herramienta estratégica para empresas que buscan una gestión eficiente y evitar gastos innecesarios.

Cuanto cuesta “Usuario Archivado” con Nube Digital MX

Preguntas frecuentes (FAQs)

• ¿La licencia de “Usuario Archivado” es más barata que la licencia activa? 
  Si. El costo de la licencia de “Usuario Archivado” es significativamente menor que el costo de una licencia de usuario activo, lo que maximiza el ahorro mientras conservas los datos.

• ¿Qué pasa si necesito reactivar la cuenta archivada? 
  Si un empleado regresa o necesita acceso completo a la cuenta por alguna razón, solo necesita asignarle una licencia activa. La cuenta volverá a su estado normal con todos sus datos intactos.

• ¿Se puede archivar la cuenta en cualquier plan de Google Workspace?
  El servicio de “Usuario Archivado” está disponible en los aviones Business (Standard y Plus) y Enterprise. Si tienes un plan inferior, te recomendamos contactar a tu Partner para migrar a una versión que soporte esta funcionalidad.

Referencias:
- ¿Qué es un usuario archivado en Google Workspace? | Promevo
- Ahorra hasta un 95,5 % en el coste de la licencia de usuario archivado (AU) de Google Workspace | Florbs
- Función de archivado de usuarios de Google Workspace | esGenio

Gerardo Arellano

Constructor de conocimiento y arquitecto de bienes intangibles con la finalidad de crear energía y transformarla en materia para compartir. Trabajo recordandome que la razón compite, el corazón comparte. Te invito a caminar juntos y a diseñar en armonía con estrategia digital.