¿Qué es un Usuario Archivado en Google Workspace?

Un Usuario Archivado en Google Workspace es una cuenta de usuario que ha sido desactivada temporalmente, pero cuyo acceso a todos los datos, como correos electrónicos, archivos de Drive, calendarios y contactos, se mantiene intacto. Esta función es ideal para conservar información valiosa durante un período específico, permitiendo la recuperación de la cuenta y sus datos cuando sea necesario, sin perder información importante.

Beneficios y razones para archivar usuarios
Archivar usuarios en Google Workspace ofrece múltiples beneficios, como cumplir con las normativas de retención de datos, mantener la limpieza y organización de los directorios, y prevenir accesos no autorizados a datos sensibles. Además, la función de archivado proporciona flexibilidad para decidir cuándo eliminar definitivamente los datos, seguridad adicional al proteger la información de usuarios inactivos, y facilidad de uso al gestionar estos procesos desde la consola de administración.

Cómo funciona el Archivado de Usuarios
El proceso de archivar un usuario es sencillo: desde la consola de administración de Google Workspace, seleccionas al usuario y eliges la opción de archivar. Los datos se conservarán durante el período de retención configurado y pueden ser restaurados fácilmente si es necesario. Al final del período de retención, los datos se eliminan permanentemente. Es recomendable establecer una política de retención de datos, realizar auditorías periódicas y documentar el proceso para garantizar una gestión eficiente de los usuarios archivados.