Recuperar archivos de Google Workspace tras un despido

Imagina la escena: un empleado clave renuncia repentinamente o es despedido. Se va, y con él, se lleva los contratos, la base de datos de clientes o los diseños exclusivos de la temporada. Peor aún: descubres que esos documentos estaban en una cuenta personal gratuita (su.nombre@gmail.com) que tú le permitiste usar, y ahora han desaparecido para siempre.

Esta es la "Amenaza Silenciosa" que afecta a miles de PyMEs. Al no tener un departamento de TI, muchos dueños cometen el error de borrar la cuenta corporativa inmediatamente para "ahorrarse la licencia", o peor, dependen de correos gratuitos que no controlan.

En este artículo te explicamos cómo actuar rápido para recuperar la información usando la Consola de Administración de Google Workspace y por qué depender de herramientas gratuitas es un riesgo legal y operativo que debes eliminar hoy.

1. El peligro legal y técnico de las cuentas gratuitas (Gmail)

Por experiencia y realidad, toma esto en cuenta: no es viable entregar cuentas gratuitas personales para trabajar, aunque tú las hayas creado y puesto tu teléfono de recuperación.

• El bloqueo de seguridad: Si intentas entrar a esa cuenta desde tu oficina y el empleado la usaba en su casa, Google detectará el acceso sospechoso y bloqueará la cuenta.
• La barrera de privacidad: El empleado tiene derecho a activar la verificación en dos pasos (2FA) en su celular personal. Si se va, él tiene la llave, no tú.
• El riesgo legal: Acceder a una cuenta personal de un empleado, aunque sea para recuperar trabajo, puede considerarse invasión a la privacidad. No existen políticas claras que te protejan ahí.

La diferencia clave: En Gmail gratuito, los datos son del usuario. En Google Workspace, los datos son de la empresa.

2. No borres, SUSPENDE: Cómo recuperar archivos antes de que sea tarde

El error número uno al despedir a alguien es eliminar su usuario inmediatamente para que no te cobren el siguiente mes. Si borras al usuario sin transferir los datos, tienes una ventana de tiempo muy corta (20-25 días) antes de perderlo todo permanentemente.

El protocolo de emergencia:

En lugar de borrar, Suspende.

• Ingresa a admin.google.com > Usuarios.
• Selecciona al empleado y haz clic en "Suspender usuario".

• Transfiere la propiedad: Ve a la sección de "Transferencia de datos". Puedes mover todos los archivos de Drive y eventos de calendario del empleado despedido a la cuenta de un gerente o supervisor en minutos.

3. La solución preventiva: Unidades Compartidas (Shared Drives)

Si no quieres pasar por el susto de transferir archivos cada vez que alguien se va, necesitas cambiar tu estructura. Las Unidades Compartidas son carpetas que pertenecen al equipo, no a una persona.

• Ejemplo práctico: En una panadería, la receta maestra no debe estar en el "Drive de Juan", sino en la Unidad Compartida "Recetas Corporativas".
• El beneficio: Si el chef renuncia y borramos su cuenta, la receta sigue ahí. Es como dejar las finanzas en un libro contable de la empresa, no en la libreta personal del cajero.

4. Auditoría Forense: ¿Qué se llevó antes de irse?

¿Sospechas de sabotaje? Los Registros de Auditoría de Drive son tu cámara de seguridad. Desde la consola, puedes ver exactamente qué hizo el usuario antes de su despido:

5. La incoherencia de la infraestructura barata

Deja de ver el correo electrónico como algo que "tiene que ser barato". Vemos empresarios con Smartphones de gama alta ($1,000 USD) para "status", pero que confían la sangre de su negocio (su información) a un hosting de $25 dólares al año que regala correos ilimitados. Esos correos suelen ser inseguros, sin respaldo y sin herramientas de auditoría. Si tu empresa vale la pena, tu infraestructura digital también.

Estrategia inteligente: Mix de cuentas con Nube Digital MX

Sabemos que el costo importa. Por eso, en Nube Digital MX, te ayudamos a configurar un Mix de Licencias para no pagar de más:

• Cuentas Starter: Para operativos que solo necesitan correo básico.
• Cuentas Standard: Para administrativos que requieren Unidades Compartidas y grabación de reuniones.
• Cuentas Plus: Para directivos que necesitan controles de seguridad avanzados y auditoría profunda.

No necesitas un departamento de TI para estar protegido. Contáctanos para una auditoría de gobernanza y asegura que los activos de tu empresa se queden en la empresa.

Preguntas Frecuentes (FAQs)

• ¿Cuánto tiempo tengo para recuperar archivos si borré al usuario por error? Tienes un plazo máximo de 20 días desde la eliminación para restaurar al usuario y sus datos. Pasado ese tiempo, Google elimina la información de sus servidores permanentemente y es irrecuperable.
• ¿Puedo entrar a la cuenta del empleado despedido si sé su contraseña? Técnicamente puedes, pero legalmente es riesgoso y operativamente peligroso (Google puede bloquearte por acceso sospechoso). La forma correcta es usar la función de "Transferencia de datos" desde la consola de administrador sin necesidad de iniciar sesión como él.
• ¿Qué pasa con los correos electrónicos cuando suspendo una cuenta? La cuenta deja de recibir correos nuevos (rebotarán) y el usuario no puede acceder. Sin embargo, el historial de correos antiguos se conserva intacto mientras la cuenta esté suspendida (aunque sigas pagando la licencia).
• ¿Cuánto cuesta mantener una cuenta suspendida? En Google Workspace, una cuenta suspendida se cobra igual que una activa. Lo ideal es: suspender -> transferir datos -> archivar licencia (User Archived) o eliminar usuario para liberar el costo.
• ¿Las Unidades Compartidas están disponibles en todos los planes? Las Unidades Compartidas (Shared Drives) están disponibles a partir del plan Business Starter. Aunque se permite la creación, los administradores pueden gestionar permisos, y las limitaciones de almacenamiento dependen de la edición contratada.

Referencias:
- Cómo recuperar archivos borrados definitivamente de Google Drive | Eadea
- Restaurar los datos de Drive o Correos Electrónicos que han sido eliminados de la papelera, desde la consola del administrador de Google Workspace | Servinformacion

Gerardo Arellano

Constructor de conocimiento y arquitecto de bienes intangibles con la finalidad de crear energía y transformarla en materia para compartir. Trabajo recordandome que la razón compite, el corazón comparte. Te invito a caminar juntos y a diseñar en armonía con estrategia digital.