Activos digitales: ¿un cuello de botella para tu empresa?

Los creadores de contenido, desde escritores hasta diseñadores, hacen malabares con una tonelada de archivos cada día para hacer bien su trabajo y, hoy en día, los creadores de contenido están bajo presión para crear mucho más contenido que antes con la misma cantidad de recursos.

El tema de la “velocidad de contenido” es un término elegante de qué tan rápido tu equipo puede:

• Crear contenido y diseño.
• Hacer las rondas para editar y obtener aprobación.
• Manejar todos los activos de contenido y centralizar operaciones a través de tu equipo.
• Publicar contenido y compartir con otros.
• Readaptar el contenido para otras áreas.

En realidad, este tema abarca el qué tan rápido puedes colaborar, mantenerte organizado y coordinar las aprobaciones con los archivos de los demás.

De ahí surge la pregunta: ¿Qué tan rápido (o lento) es tu equipo en el proceso creativo?

En la actualidad, la mayoría de los equipos crean nuevos activos y los añade a una unidad compartida. La unidad puede organizarse por carpetas a los que la gente ingresa, una por una para encontrar lo que necesitan cuando lo necesitan. Para aprobar el trabajo, se manda por correo electrónico y las ediciones se rastrean por medio de links que lleven al archivo.

Pero cuando realmente se trata de encontrar un archivo para usar o readaptar a otra necesidad en la organización, es cuando las cosas fracasan.

Cada organización sufre las consecuencias de la desorganización, pero ¿qué tan malo es esto para tu equipo?

Ya creaste buen contenido. ¿Puedes hacerlo más rápido? ¿Puedes facilitar la vida de tu equipo creativo interno?

Si estás haciendo trabajo que requiere estar a tiempo y preciso, entonces es importante acelerar los flujos de trabajo tanto como sea posible. Si te toma semanas producir un gráfico o imagen con semanas de envíos y reenvíos de correos electrónicos para tener aprobaciones, entonces la respuesta es sí, puedes hacerlo mucho más rápido.

Podrías escuchar a los miembros del equipo decir cosas como:

• “¡Lo juro, ya hicimos esto! ¡Pero no puedo encontrarlo y necesitamos hacer otro!”.
• “¿Esta es la versión final?”
• “¿Puedo utilizar esta imagen/vídeo/documento?”

…y seguro, cuando escuchas esto, lo lamentas pues todo esto se pudo haber arreglado con una mejor organización.

Si los activos digitales se organizan adecuadamente, será más fácil crear los derechos de accesos para grupos específicos e individuales. Esto ayuda a mantener protegidos los archivos confidenciales. Muchas organizaciones luchan contra este aspecto de la gobernabilidad y, por lo tanto, podrían tener gente que no debería utilizar sus activos.

Desházte de tus problemas para gestionar activos y haz que tu equipo se enfoque en lo que mejor hacer: crear

La verdad es que cualquier cosa en el ámbito del contenido puede y debe administrarse en un lugar fácil de usar para todos en una organización.

Puedes:

• dejar el envío y reenvío de correos sobre la aprobación,
• dejar de preocuparte si estás utilizando un archivo viejo,
• dejar de propagar incertidumbre de lo que ya se hizo,
• dejar de gastar dinero en esfuerzos traslapados.

Estas ineficiencias hunden un proceso de creación del equipo. Idealmente, tu equipo tendrá un único lugar que no solo contenga todos los activos digitales, sino que también permite que todos publiquen, compartan y también rastreen las ediciones.

Entonces, como propietario de contenido, puedes ver en qué están trabajando otros creadores de contenido en tu organización, quién está trabajando en ello y compartiendo (rechazando) ese contenido con otros equipos y organizaciones. De esa manera puedes mejorar la eficiencia con la reutilización de contenido, consistencia con tu dirección empresarial.

Existen muchas nuevas soluciones tecnológicas en la actualidad para hacer esto posible. Pero romper los viejos hábitos es la parte más difícil.

Si quieres empezar a hacer las cosas diferentes con una herramienta de colaboración que haga más eficientes tus procesos creativos y que facilite el trabajo en equipo, no dudes en hacer clic en el siguiente enlace, tenemos lo que necesitas: 

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Stephany Villaseñor

Traductora, escritora, editora y copy amante de la palabra y la comunicación en todas sus posibles variantes; interesada en el diseño, la mercadotecnia digital y el arte en sus diferentes expresiones; motivada por la música, los libros y la magia de la vida; simple, risueña y creativa por naturaleza; cinéfila, deportista y adicta a las series por decisión.