Capacitación en software de colaboración: el valor de tu personal

La capacitación es, sin duda, el motor de la implementación de software y la mejor garantía de que tu inversión tecnológica será exitosa. No basta con instalar la herramienta; debes asegurar que tu personal esté listo para usarla. Como hemos visto, el objetivo es lograr un trabajo mucho más eficiente y lograr que el personal, junto con el área de TI, pueda administrar el sistema.

Paso 1: Antes de enseñar el "cómo", detecta el "qué" y el "por qué" 

Una capacitación exitosa empieza mucho antes de la primera clase. Se trata de análisis y detección de necesidades para alinear la formación con los objetivos de negocio y las capacidades del personal.

Lo primero es saber qué tareas se buscan mejorar con el software: detectar necesidades. Junto con la selección de la herramienta, debes identificar qué conocimientos y habilidades necesita tu personal para mejorar sus actividades. Hay que tener en cuenta que las herramientas de colaboración digital desarrollan muchísimas características que son imposibles de aprender en una sesión inicial.

Definición de objetivos SMART: priorizar lo simple antes de lo complejo 

Para evitar la frustración inicial, debes plantear objetivos tipo SMART (que por su traducción al español significa Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con Plazo) que se enfoquen a corto término. Mi recomendación es dar prioridad a que las personas puedan iniciar usando las características básicas (entrar, comunicarse por chat, almacenar información) en sus dispositivos. El aprendizaje profundo de la herramienta tendrá que ejecutarse con objetivos a mediano y largo plazo.

  

                 

Cómo implementar software de colaboración en tu empresa en 4 pasos

Tiempo de lectura: 2 minutos

Paso 2: El diseño estratégico de la capacitación y la gestión del cambio 

Una vez establecidos los objetivos, se prepara el diseño. Aquí es donde la metodología y la segmentación de la audiencia son cruciales para el éxito de la implementación ágil.

Se recomienda una mezcla de formatos: individual, grupal, presencial o en línea. ¿Por qué? Porque cada individuo o área tendrá necesidades diferentes, y a algunos les costará más trabajo que a otros. La clave es poca teoría y más práctica, ejecutando ejercicios y actividades similares a las que se desarrollan en sus actividades laborales. También se recomienda tener sesiones de discusión para escuchar dudas y deseos sobre cómo la herramienta podría mejorar su trabajo.

Liderazgo y TI: la capacitación de software no es igual para todos (división por grupos) 

La capacitación debe ser por grupos. Primero, los líderes deben ser capacitados, ya que ellos pondrán el ejemplo, ayudarán a auditar y supervisarán el uso correcto. De esta manera, ellos impulsarán el cambio.

Después, debe capacitarse a los responsables de TI o Tecnología. Además de resolver problemas de soporte y funcionamiento, ellos deben estar comprometidos a ayudar a todo el personal, ya que la implementación de estas herramientas es una actividad a largo plazo que requiere apoyo constante.

Paso 3: Seguimiento y evaluación, la capacitación nunca termina 

Aquí es donde se pone a prueba la paciencia y el compromiso de la organización. Hay que tener mucha paciencia, ya que las personas más jóvenes son nativos digitales pero no necesariamente entienden los beneficios de la colaboración, y viceversa con las personas más veteranas.

Es real que existe una resistencia al cambio natural. Muchos colaboradores seguirán usando el software anterior porque les resulta cómodo (ya saben cómo funciona). La razón es que estas herramientas digitales nacen de una ofimática tradicional, y muchos no ven los beneficios de hacer las cosas en una herramienta nueva. Por eso, es vital el seguimiento de uso de manera constante en el tiempo y no solo en el proceso de capacitación. El líder debe poner el ejemplo, porque si pide que "las cosas se hagan como antes", el personal ignorará la nueva herramienta.

Medición y mejora continua: el proceso de la herramienta (incluyendo la IA) 

La última etapa es la evaluación y el soporte tecnológico. Se recomienda usar métodos como entrevistas, encuestas y debates periódicos para implementar métricas de satisfacción y uso. Algo muy importante es que el proceso de capacitación nunca termina. Hay que tener presente que las herramientas de colaboración constantemente se están actualizando y mejorando (como la integración de inteligencia artificial), por lo que siempre debes estar buscando ajustar las prácticas de capacitación.

Factores de riesgo y cómo tu Partner puede ayudarte 

Existen retos que pueden afectar el éxito de la capacitación: el miedo a lo nuevo, la falta de disposición (por falta de tiempo, no por desinterés), y la escasez de líderes capaces de impulsar la adopción.

Para prevenirlo, es crucial definir políticas y procedimientos de uso. Por experiencia, muchos colaboradores utilizan estas herramientas para almacenar información personal, lo que consume capacidad y mezcla información irrelevante. Es vital definir en qué dispositivos queda totalmente prohibido configurar la herramienta para evitar una posible pérdida o robo de información.

Si no cuentas con un equipo interno lo suficientemente capaz, apóyate en un Partner especialista. En Nube Digital MX, llevamos años capacitando e implementando herramientas de colaboración digital como Google Workspace, Dropbox para empresas y Microsoft 365, con una metodología basada en poner especial atención en los usuarios y sus habilidades digitales para adaptar de mejor forma el proceso de formación.

Asesorías para una ruta inteligente hacia la nube

Referencias:
- Cómo Idear un Plan de Capacitación para Implementar un Software en tu Colegio | Aulica
- La capacitación en el proceso de implementación de un sistema | Evaluando Software
- Las claves de la capacitación en la implementación de un software de gestión | Finnegans 

Gerardo Arellano

Constructor de conocimiento y arquitecto de bienes intangibles con la finalidad de crear energía y transformarla en materia para compartir. Trabajo recordandome que la razón compite, el corazón comparte. Te invito a caminar juntos y a diseñar en armonía con estrategia digital.