Cómo validar la implementación de software colaborativo y evitar el caos en tu empresa

Muchas veces, en el proceso de implementación de software de colaboración, caemos en un error de confianza. Suponemos que simplemente hay que "loguearse" y la herramienta empezará a funcionar sin complicaciones.

Si bien es verdad que uno de los grandes beneficios del software tipo SaaS (Software as a Service) es que funciona en la nube y no requiere configuraciones complejas, esta es solo una verdad a medias. Si no realizas las pruebas fundamentales, no sabrás si está configurado correctamente para explotarlo al 100% y, peor aún, puedes estar abriendo huecos de seguridad.

El error común: suponer que el software en la nube "solito funciona"

El proveedor (Google, Microsoft, Dropbox) ya probó el software. Tu tarea es probar tu implementación, no el software.

Por qué la configuración sí necesita pruebas rigurosas

El objetivo de las pruebas no es ver si el software "abre", sino validar que la configuración de negocio que implementaste funciona y es segura.

Etapa 1: planificación y estrategia de pruebas

Todo empieza con un plan. No puedes simplemente "empezar a usarlo" y ver qué pasa.

Primero, debes establecer claramente qué se espera del software y cuáles son los criterios que determinarán una implementación exitosa. Esto no es técnico, es práctico. Por ejemplo, un criterio de aceptación clave podría ser: "El usuario debe poder recibir y enviar correctamente los correos electrónicos de la empresa tanto en el dispositivo de escritorio como en el móvil".

Desarrollar casos de prueba basados en escenarios reales de colaboración

Debes recrear escenarios detallados basados en esos criterios. Para el software de colaboración, estos escenarios deben simular las interacciones reales de los usuarios:

• ¿Puede un usuario del equipo "A" compartir un archivo con el equipo "B" solo en modo "Lectura"?
• ¿Puede un gerente editar simultáneamente un documento con un colaborador?
• ¿Las notificaciones de calendario se sincronizan de forma correcta?

Etapa 2: los tipos de pruebas esenciales para la colaboración

Una vez definidos los escenarios, debes ejecutar diferentes tipos de pruebas para validar cada aspecto de la implementación.

Pruebas funcionales: validando permisos, roles y gestión de documentos

Estas son las más importantes para la colaboración. Verifican que cada función trabaje según lo especificaste en la configuración. Esto incluye:

• Creación y gestión de usuarios. Asegurar que los permisos y roles (Administrador, Usuario, Editor, Lector) se apliquen correctamente.
• Gestión de archivos. Confirmar la carga, descarga, edición simultánea, el control de versiones y, sobre todo, los permisos de acceso.
• Funcionalidades de comunicación. Probar el chat, los comentarios y la sincronización de calendarios.

Pruebas de integración y pruebas de aceptación de usuario (UAT)

• Pruebas de Integración. Debes asegurar que el software interactúa bien con otras herramientas (APIs, extensiones, etc.). Hay que recordar que algunas herramientas tienen límites de integración según el plan contratado, y esto debe probarse antes de que la operación dependa de ello.
• Pruebas de Aceptación de Usuario (UAT, en inglés User Acceptance Testing). Estas son cruciales. Involucra a los usuarios finales (empleados de diferentes áreas) para que prueben el software en un entorno realista. Su retroalimentación es vital para validar que el software satisface las necesidades del negocio y es intuitivo.

Etapa 3: ejecución, seguimiento y el error de ignorar al área de TI

La ejecución de las pruebas debe ser metódica, pero el seguimiento es lo que define el éxito a largo plazo.

Por nuestra experiencia en la implementación de software de colaboración, nos hemos dado cuenta de que muchas veces no se toma en cuenta al área responsable de la administración de TI. Se adquiere el software pensando en "liberarlos" de actividades de gestión.

¿El resultado? El área de TI solo es llamada cuando existe un problema, uno que debería haberse resuelto en la fase de pruebas. Esto escala el conflicto innecesariamente al partner o al proveedor.

Como partners de diferentes herramientas, siempre proponemos a nuestros clientes hacer las pruebas en un periodo de adaptación de un mes. En este tiempo, pedimos una bitácora de monitoreo (Bug Tracking) de los diferentes usuarios. La adopción es lenta, y por eso es vital tener sesiones de trabajo periódicas para darle seguimiento a esa bitácora y ajustar la configuración.

La importancia de probar en entornos reales (no solo en la oficina)

Recordemos que la finalidad de estas herramientas es poder trabajar desde cualquier lado. Por lo tanto, es importante hacer pruebas en casa de los usuarios o en lugares públicos (con las debidas precauciones de seguridad, como un buen antivirus). Probar solo en la red controlada de la oficina no valida un entorno de trabajo híbrido real.

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Preguntas frecuentes (FAQs)

• ¿Qué es una Prueba de Aceptación de Usuario (UAT, User Acceptance Testing)?
  Es la fase final de las pruebas donde los usuarios reales (tus empleados) usan el software para simular sus tareas diarias. Su objetivo es validar que la herramienta cumple con los requisitos del negocio y es fácil de usar.
• ¿Qué es una bitácora de errores (Bug Tracking)?
  Es un documento (puede ser una simple hoja de cálculo) donde se registran, rastrean y gestionan todos los defectos o problemas encontrados durante las pruebas. Es esencial para asegurar que todo se resuelva antes de la implementación total.
• ¿Qué son las Pruebas Funcionales en este contexto?
  No prueban el código fuente, sino la configuración. Verifican que las funciones (como compartir, editar, comentar, restringir acceso) operen de acuerdo a las reglas de negocio que tú definiste en la consola de administración.

Referencias:
- Cómo hacer pruebas de software: 5 pasos clave | Testing iT
- ¿Qué es la Verificación & Validación? | SQS
- QA Touch AI Test Management Tool | QA Touch

Gerardo Arellano

Constructor de conocimiento y arquitecto de bienes intangibles con la finalidad de crear energía y transformarla en materia para compartir. Trabajo recordandome que la razón compite, el corazón comparte. Te invito a caminar juntos y a diseñar en armonía con estrategia digital.