Seguridad en software colaborativo: 5 claves que TI debe priorizar

Toda herramienta de colaboración digital tiene su proceso de integración, pero la clave del éxito no está solo en instalar, sino en configurar adecuadamente el sistema para el equipo. La pregunta central es: ¿cómo configuraremos la herramienta para que los usuarios la aprovechen al máximo, sin que la información se robe o se pierda?

Debemos recordar que ningún usuario es igual a otro. Tienen diferentes responsabilidades, diferentes equipos (móviles y de escritorio) y distintas formas de colaborar. Por ello, cada configuración debe ser pensada para el individuo, pero siempre resguardando la información para la empresa.

Pilar 1: configuración estratégica (metas y cultura)

Antes de tocar cualquier botón en la consola de administración, la configuración debe ser estratégica y enfocarse en el cambio cultural que exige la colaboración.

Ya sabemos los objetivos específicos que buscamos (mejorar la comunicación, optimizar flujos de trabajo), pero es vital recordarlos. A la hora de configurar la herramienta en sus equipos, se debe recordar a los usuarios la importancia de este cambio. El aspecto fundamental de este proceso es aumentar la colaboración, por lo que ahora deben pensar para y en equipo, dejando atrás costumbres caducas de resguardo y respaldo de información.

Capacitación y soporte: el rol de la nube y el resguardo de la información local

Es fundamental capacitar a los usuarios para que utilicen el software eficientemente. En la capacitación, es importante mostrar primero los beneficios de trabajar en la nube, ya que la mayoría no está acostumbrada. Después, mostrar los beneficios de una correcta configuración en su disco local. La realidad del trabajo híbrido nos dice que ninguno es mejor que otro; el trabajo híbrido dará mayor seguridad y certeza en el resguardo de la información al dominar ambos entornos.

Pilar 2: configuración crítica de seguridad y permisos

Aquí es donde el área de TI debe jugar un rol sumamente importante, ya que una mala configuración de seguridad puede resultar en robo o pérdida de información. Por experiencia, existen muchos problemas con la configuración inicial de permisos porque es demasiado tarde cuando ya se ha robado o perdido información.

La clave para el TI: definir la estructura de carpetas colaborativas y los permisos por rol

La configuración central de los permisos y seguridad se debe hacer de la mano de los responsables de administración de TI. Ellos son los encargados de definir la estructura de carpetas colaborativas donde los usuarios almacenarán la información. Configurar permisos basados en roles garantiza que cada usuario tenga acceso solo a la información y funciones necesarias, protegiendo los datos sensibles.

Se recomienda que los responsables de TI reciban una capacitación exclusiva para abordar estos temas. La configuración debe incluir permisos para limitar la copia de la información, el borrado de la misma, e incluso la visualización de ciertos documentos. Además, la consola de administración debe asegurar que, si un usuario ya no colabora o si un equipo se pierde, no exista riesgo de que la información sea borrada o extraída del sistema central.

Pilar 3: configuración de adopción (personalización y comunicación)

Si bien hubo una capacitación inicial, cada persona utilizará el software de diferentes formas para llegar al mismo objetivo. Aquí entra la personalización como estrategia de adopción.

Personalización: permitir al usuario encontrar sus propios "atajos" para mejorar la adopción

Ajustar las notificaciones, flujos de trabajo y accesos para que se adapten a las necesidades específicas de los usuarios y sus proyectos, permite mejorar la adopción en el tiempo. Hay que dar total independencia al usuario para que escoja el camino que mejor le convenga. Muchas veces, el capacitador enseña el camino más fácil para él, pero con el tiempo, los usuarios descubren otras maneras mucho más eficientes, ya sea porque acceden a la herramienta desde su celular o equipo de cómputo.

Comunicación clara: convertir a los colaboradores en embajadores del cambio

Al igual que en la personalización, hay que permitir que los colaboradores comuniquen cómo han implementado y configurado la herramienta. Ellos son los principales embajadores del cambio. Si bien el Partner sabe una forma y comunica sus objetivos, los colaboradores internos son los que mejor conocen la cultura de trabajo y ellos deben ser los responsables de comunicar cómo y de qué forma la herramienta ha mejorado su trabajo.

Otras recomendaciones: integraciones y la mejora continua

Dos aspectos finales son cruciales para el éxito a largo plazo:

• Integración y seguridad. Implementar el software con otras herramientas de productividad (como Zoom o sistemas de gestión) facilita el flujo de trabajo. Sin embargo, esta es una configuración que el responsable de TI debe tener presente, ya que algunas integraciones pueden poner en riesgo la seguridad de la información.
• Mejora continua. Las herramientas se actualizan y cambian constantemente. Es bueno hacer cortes y actualizaciones de cómo los usuarios han integrado la herramienta a su trabajo. Jamás te debes alejar del Partner, ya que él será el más informado sobre los cambios, como la integración de inteligencia artificial, y te ayudará a ajustar las configuraciones y políticas de uso.

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Preguntas frecuentes (FAQs)

• ¿Cuál es la configuración de seguridad más importante? 
  La configuración de Permisos basados en roles y la restricción del acceso a carpetas sensibles, controlando quién puede copiar o borrar la información.
• ¿Por qué es importante la personalización en la adopción? 
  Si la herramienta se siente genérica, la adopción es lenta. Al permitir al usuario adaptar notificaciones y flujos, siente que la herramienta fue diseñada para él, no al revés.
• ¿Quiénes son los embajadores del cambio?
  Son los colaboradores internos que, al integrar la herramienta con éxito, se convierten en promotores. Su comunicación sobre los beneficios suele ser más efectiva que la comunicación formal de la dirección.

Referencias:
- El arte de la colaboración | Synetech
- ¿Qué es el software de colaboración y por qué su organización lo necesita? | Slingshot
- ¿Cuáles son las prácticas recomendadas para la colaboración del equipo de software? | Gitlab

Gerardo Arellano

Constructor de conocimiento y arquitecto de bienes intangibles con la finalidad de crear energía y transformarla en materia para compartir. Trabajo recordandome que la razón compite, el corazón comparte. Te invito a caminar juntos y a diseñar en armonía con estrategia digital.