Contestador digital: la solución para no perder llamadas en la empresa

¿Te ha pasado que un cliente llama, no puede comunicarse y termina colgando? En el mundo de los negocios, cada llamada perdida es una oportunidad que se esfuma. Sin importar el tamaño de tu empresa, la atención a clientes por teléfono sigue siendo una prioridad absoluta.

En mi experiencia, hay clientes que simplemente no quieren usar un chat, ya sea con una persona o un asistente virtual. Prefieren la calidez y la inmediatez de una llamada. De ahí la importancia de tener un contestador telefónico digital que, más que solo grabar un mensaje, te dé el control total sobre las comunicaciones de tu negocio.

¿Qué es un contestador telefónico digital y por qué es más que un buzón de voz? 

Un contestador telefónico digital es una solución avanzada de telefonía que, a diferencia de los antiguos buzones de voz, te permite gestionar llamadas de manera inteligente. Piensa en él como un recepcionista virtual que trabaja 24/7. Es el primer punto de contacto de tus clientes y la herramienta que asegura que ninguna llamada se pierda.

Con un sistema digital, puedes personalizar mensajes de bienvenida, redirigir llamadas a diferentes extensiones o áreas de tu empresa, y, por supuesto, permitir que los clientes dejen un mensaje si la persona que buscan no está disponible.

La prioridad de la atención al cliente: el teléfono sigue siendo el rey 

Por más que la tecnología avance con chats, WhatsApp y redes sociales, el teléfono sigue siendo un canal crucial. Mi consejo es que te des cuenta de que es vital mantener la comunicación telefónica con el cliente, sin importar dónde te encuentres. Hay una gran diferencia entre la fría interacción de un chat y la conexión humana de una llamada, y ese pequeño detalle puede ser la clave para cerrar una venta o fidelizar a un cliente.

Funciones clave que necesitas en tu contestador automático virtual 

• Al elegir una solución, no te limites a que simplemente conteste. Fíjate en estas funciones clave:
• Mensaje personalizado: permite saludar a tus clientes con un mensaje profesional y darles opciones.
• Redirección de llamadas: envía las llamadas a la extensión correcta o, incluso, a un teléfono celular.
• Buzón de voz: graba los mensajes de tus clientes y te los envía a tu correo electrónico, para que puedas escucharlos en cualquier momento.

La movilidad del contestador digital 

Aquí es donde la magia de la tecnología entra en juego. Uno de los mayores beneficios del contestador telefónico digital es la movilidad. ¿Imaginas poder atender las llamadas de la oficina desde tu teléfono celular, sin importar si estás en un viaje de negocios, en casa o en una reunión? Pues es totalmente posible.

Durante este tiempo, nos hemos dado cuenta de que tener una herramienta que nos permite mantener la comunicación telefónica con el cliente, usando el teléfono que tenemos en la oficina, pero a la vez poder enrutarlo a nuestro celular en donde nos encontremos es de suma importancia. De esta forma, no pierdes llamadas importantes y siempre estás conectado.

Enrutamiento de llamadas y buzones de voz: la solución a las llamadas perdidas 

La capacidad de enrutar las llamadas a una extensión del área correspondiente dentro de tu empresa, o incluso a tu móvil personal, es un cambio radical. Si no hay nadie para tomar la llamada, el sistema se encarga de que no se pierda. Como te comentaba, es muy importante también tener presente el contar con una grabadora que tome el mensaje y que podamos escuchar después para poder responder el llamado del cliente. Esto no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también te da la tranquilidad de que siempre tendrás un registro de las conversaciones.

¿Cómo elegir el mejor contestador telefónico digital para tu empresa? 

La clave no es simplemente buscar la opción más barata, sino la que mejor se adapte a tus necesidades. La tecnología del contestador automático de llamadas es un pilar de la comunicación, por lo que debes buscar un proveedor que no solo te ofrezca un producto, sino una solución.

Para que tu empresa, sin importar su tamaño, cuente con una contestadora virtual que enrute las llamadas a tu celular, lo único que necesitas es tener una conexión a internet. La implementación es sencilla, y el beneficio para la atención a clientes es invaluable.

Contratar un servicio de contestador automático: ¿qué buscar? 

Busca proveedores que ofrezcan una centralita virtual robusta, que te den soporte técnico y que entiendan las necesidades de tu negocio. Que te ofrezcan la flexibilidad de gestionar tus comunicaciones desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Asesorías para una ruta inteligente hacia la nube

Referencias:
¿Qué es un Contestador Automático? | 3CX
Contestador automático digital para empresas | B2COM
Contestador Automático Virtual para Llamadas Perdidas | AvisoVoz

Gerardo Arellano

Constructor de conocimiento y arquitecto de bienes intangibles con la finalidad de crear energía y transformarla en materia para compartir. Trabajo recordandome que "la razón compite, el corazón comparte". Te invito a caminar juntos y a diseñar en armonía con estrategia digital.