Cuatro razones para utilizar Team Drives de Google

Team Drives es una nueva función de Google Drive orientado a empresas con el que podemos compartir archivos a nivel de organización con controles más avanzados a los que ya conocemos. Para poder contar con esta nueva función es necesario tener licencias de G Suite Business o Education.

Es un producto bastante novedoso que, en mi opinión, Google tardó en implementar. A continuación te comparto 4 razones de muchas que existen para utilizar Team Drives.

1.- Team Drives facilita las integración de nuevas personas.

Dentro de una empresa al integrar a los nuevos miembros del equipo, puede tomar semanas, y a veces meses, durante el tiempo que tardan los nuevos integrantes en adaptarse a los procesos de nuestra empresa esos empleados dejan de ser productivos. Esto puede deberse en parte al acceso limitado a los materiales de capacitación y a la información sobre los proyectos. Con Team Drives, los nuevos miembros obtienen acceso instantáneo a los documentos adecuados, por lo que el tiempo que tardan en adaptarse es drásticamente menor y se pueden sumergir directamente en el trabajo.

2.- Los archivos permanecen en Team Drives incluso si los miembros del equipo se van.

Determinar la propiedad del archivo cuando un empleado deja de laborar, puede ser un dolor de cabeza importante para muchas empresas. Los archivos en Team Drives pertenecen al equipo en lugar de al individuo, por lo que ya no tienes que preocuparte por rastrear y transferir información una vez que un empleado se vaya. Los archivos permanecen dentro de Team Drives para que tu equipo pueda seguir compartiendo información y los flujos de trabajo no se interrumpan.

3.- Es fácil administrar y compartir permisos para empleados y administradores.

Si tienes una organización grande, el seguimiento de sus datos es crítico. Necesitas herramientas que te ayuden a administrar el acceso para asegurarte de que sólo las personas adecuadas estén compartiendo información. Team Drives facilita a los empleados la gestión del acceso a archivos y te permite especificar los permisos basándote en las acciones que quieres que realice: editar, comentar, reorganizar o eliminar ciertos archivos.

Antes de que los empleados comiencen a utilizar Team Drives, los administradores pueden ajustar los permisos en la Consola de administración de G Suite, como por ejemplo habilitar unidades de grupo para todo un dominio o sólo para unidades organizativas específicas. Además, los administradores pueden agregar o quitar miembros a Team Drives según sea necesario y editar fácilmente los permisos.

4. Team Drives utiliza el aprendizaje automático para ayudarle a encontrar archivos.

Hay más de 800 millones de usuarios activos mensuales en Drive y trillones de archivos almacenados en Drive. Muchos de estos archivos representan el conocimiento colectivo de los empleados, y tener acceso "rápido" a estos archivos es una bendición para la productividad. Como puedes ver, el acceso a documentación interna y la integración de nuevas personas ya no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Ahora, puedes utilizar el acceso rápido a documentos, calendarios de equipo y otra información contextual para identificar documentos relevantes y sugerir archivos a los usuarios.

Utiliza esta guía paso a paso para empezar a trabajar con Team Drives. ¿Tienes dudas? Contáctanos nosotros te ayudamos.

Miguel Cabrera

Desarrollador desde hace 10 años, fanático de la cultura web y geek, metalero lml, apasionado por la tinta.