¿No sabes cómo organizar tu bandeja de Gmail? Usa etiquetas y filtros

¿Te gustaría tener tu bandeja de entrada ordenada? ¿Tienes cientos de correos sin leer? ¿Has perdido correos importantes entre promociones? Si respondiste que sí, déjame decirte algo: te entiendo y tengo una solución.
En mi primera tarea como becaria, me tocó heredar un correo con cientos de correos en la bandeja de entrada. Yo, con toda la serenidad de un principiante con iniciativa, dije: “Yo me encargo”. Spoiler: requirió de café y una herramienta que hasta hoy sigo usando: las etiquetas de Gmail.

¿Qué es una bandeja de entrada y por qué da miedo?

La bandeja de entrada es ese lugar donde aterriza todo lo que te envían por correo electrónico. Es como el lobby de tu correo: todo llega ahí y si no haces limpieza, se vuelve una mezcla de cosas importantes, cosas que parecen importantes y cosas que claramente no lo son.
¿El problema?
Pierdes correos importantes, olvidas responder y te persigue la duda de saber si se te fue algo clave.

Fuente: Freepik

Google recomienda usar herramientas como etiquetas y filtros para evitar este tipo de acumulación. Lo dicen ellos, no solo yo.

¿Qué son las etiquetas y por qué me salvaron?

Las etiquetas en Gmail funcionan como un organizador de escritorio, que se utiliza para separar papeles de acuerdo a diferentes necesidades. Puedes usarlas para agrupar correos por temas, prioridades o personas. Lo conveniente es que puedes hacer que un mismo correo entre en varias etiquetas, así que no tienes que decidir entre ponerlo en “Clientes” o “Pendientes”.

¿Y por qué me salvaron?

Cuando heredé una bandeja de entrada llena, tenía más de 1,200 correos, las etiquetas fueron lo que me permitió poner orden sin perderme en el intento, me ayudaron a recuperar el control, responder a tiempo y trabajar con una mejor organización.

¿Qué etiquetas puedo usar?

Lo mejor de las etiquetas es que puedes adaptarlas a tu estilo y necesidades, y combinarlas con filtros para potenciarlas. Estas son algunas etiquetas que a mí me han funcionado y que te pueden servir como punto de partida.

Por prioridad: Urgente, pendiente en responder y resuelto.

Por tema: Proyectos, clientes, pagos y reportes.

Por sección: Cursos, trabajo, plataformas y personas.

Organizar tu correo como empresa y como persona no es solo una buena práctica laboral, es una inversión de tiempo que da paz mental. Como empresa, tener etiquetas claras permite dar seguimiento a proyectos, clientes y tareas sin perder el hilo. Y como persona, te ayuda a reducir el estrés digital, ganar claridad y sentir que por fin tienes el control de tu bandeja (aunque sea un poco).

Porque seamos honestos: nadie quiere perder un correo importante… ni vivir con el miedo de abrir su sección de “Recibidos”.

Para que te animes a empezar a experimentar te muestro cómo quedó mi Gmail después de aplicar filtros y etiquetas:

Organizarlo fue como hacer limpieza de clóset: primero cuesta trabajo, luego te da orgullo. Ahora cada cosa tiene su lugar. Y cada correo, su etiqueta.

¿Cómo se crean etiquetas para tener una mejor organización?

Crear etiquetas en Gmail es mucho más fácil de lo que parece, y la verdad… no hacerlo complica todo. Aqui te dejo los pasos:

1) Abre Gmail desde tu computadora.

2) En el menú izquierdo, baja hasta donde dice “Más” y haz clic.

3) Selecciona “Crear nueva etiqueta”.

4) Escribe el nombre que llevará la etiqueta.

5) Guarda.

6) Luego, selecciona uno o varios correos y haz clic en el ícono de etiqueta (sí, ese que parece una etiqueta literal) para aplicar la que creaste.

Pero ¿cómo puedo automatizar este proceso? ¡Con filtros! Eso es lo que realmente cambia el juego.

Las etiquetas ayudan mucho, pero si quieres llevar el orden a otro nivel (sin pasar la vida organizando correos a mano), necesitas conocer los filtros. Esta herramienta de Gmail te permite decirle: “Hey, cada vez que llegue un correo con estas características… ponle esta etiqueta para identificarlo”.

¿Cómo se crean?

1) En Gmail, haz clic en el icono de engrane  (??) > Ver toda la configuración.

2) Ve a la pestaña “Filtros y direcciones bloqueadas”

3) Haz clic en “Crear un nuevo filtro”

4) Elige un criterio: por ejemplo que el correo venga de @accounts.google.com, o que el asunto diga “Alerta de seguridad”

5) Haz clic en “Crear filtro y luego marca “Aplicar etiqueta”

6) Elige la etiqueta que quieres aplicar…  y listo.

Desde ese momento, Gmail etiquetará los correos que cumplan con esas características automáticamente por ti.

Organizar tu correo electrónico no es una tarea aburrida, es autocuidado digital. No necesitas saberlo todo: solo necesitas empezar. Si yo pude domar una bandeja heredada llena de correos viejos, promociones y caos… tú también puedes.

Por cierto, si ya estás en modo “quiero tener todo bajo control”, te invito a descubrir más sobre las herramientas y funciones que ofrece Google Workspace, seguro encontrarás lo que necesitas para potenciar tu trabajo diario.

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Bertha Murga Guevara

Soy curiosa, observadora y creativa. Me gusta entender el mundo digital y aprender cosas nuevas, pero también disfruto mucho cocinar y pintar.