¿Problemas con el trabajo a distancia? Encuentra soluciones en Dropbox

Colaborar en proyectos a distancia es una tarea relativamente difícil por diversas razones. Ya sea que los compañeros no se conozcan entre sí, o que realicen sus actividades con herramientas inadecuadas,  o los horarios no suelen coincidir, o porque el compromiso de los colaboradores no es el mismo. Cualquiera de estas situaciones puede ocasionar un rendimiento deficiente. Pero no te preocupes, muchos de estos problemas tienen soluciones prácticas que puedes implementar por medio de una de las herramientas más populares y fáciles de usar: Dropbox. .

Para empezar, definiré de manera general algunos de los problemas que más suelen presentarse en un ambiente laboral que se vale del trabajo a distancia y, en seguida, te mostraré y las soluciones que puedes implementar para hacerles frente.

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Problemas comunes en el trabajo a distancia

• Baja comunicación con los integrantes del equipo.
  A pesar de que en las reuniones o conferencias se utilizan dispositivos adecuados para realizar las videollamadas, estas no llegan a ser suficientes porque se presentan diversos problemas como una conexión a internet insuficiente o lenta, lugar de trabajo no adecuado donde hay mucho ruido o distracciones que roban la atención del colaborador.

• Compromiso desigual de todos los integrantes.
  El compromiso con el desarrollo del proyecto es fundamental, si no existe es casi un hecho que el proyecto salga mal o no termine en tiempo y en forma.

• Baja o nula retroalimentación en reuniones.
  Es importante maximizar el tiempo que se invierte en las reuniones, para ello tiene que existir una amplia retroalimentación. 

• Inexperiencia en el uso de la plataforma.
  Todos los miembros del equipo tienen que saber al menos lo básico de la plataforma en la que se desarrollará el proyecto para obtener avances significativos, de lo contrario, el proyecto no avanzará y habrá retrasos que pueden perjudicar de gran manera el avance del proyecto.

Como podemos ver, los problemas pueden ser un tanto complejos. Mucho de esto se debe a que no todos los colaboradores tienen el mismo nivel de experiencia en las plataformas o incluso con el trabajo en equipo. Sin embargo, la solución a estos problemas puede ser sencilla y rápida por medio de las herramientas digitales que actualmente se ofertan en el mercado, como las de Dropbox.

Soluciones que puedes implementar a través de Dropbox

Como dice el dicho, todo tiene solución menos la muerte. Para solucionar estos y otros problemas puedes valerte de las herramientas de Dropbox e implementar las siguientes actividades que seguro te ayudarán a mejorar el flujo del trabajo a distancia.

• Reunión de inicio del proyecto.
  Es vital tener una reunión de bienvenida para que, en caso de no conocer a algún miembro, lo puedas conocer. Esto lo puedes hacer a través de alguna plataforma de videollamadas. Puedes usar Dropbox para agendar el recordatorio de la reunión y evitar que algún miembro se quede fuera.

• Documento detallado que define los requerimientos.
  Tienes que definir los puntos necesarios,los objetivos entre otras cosas para llevar a cabo el proyecto. En Dropbox, todos los colaboradores pueden aportar al documento haciendo una especie de lluvia de ideas.

• Opinión sobre los métodos de gestión.
  Los colaboradores pueden y deben opinar sobre la manera en la que se está llevando a cabo el proyecto. Con Dropbox los colaboradores pueden comentar o editar lo redactado. Estar abierto a propuestas es clave para una buena relación laboral remota.

• Documentación del proyecto.
  Tener ordenada la información nos puede ahorrar mucho tiempo y trabajo, por eso es importante tener la documentación correspondiente para cada parte del proyecto. Con el almacenamiento en la nube de Dropbox esto es más fácil que nunca. 

• Definir horarios de trabajo.
  Establecer horarios para que los colaboradores puedan trabajar, puede ayudar bastante en el orden de la información, en mejores avances y aportaría en la disminución de estrés porque solo se dedicaría a trabajar las horas establecidas.

• Centralizar y estructurar los documentos.
  Es importante acordar con el equipo donde se almacena cada archivo, de lo contrario se invertirá mucho tiempo en buscar documentos y podría generar conflictos innecesarios. Dropbox te ayuda a gestionar tus archivos de la manera que desees para que puedas tener tus archivos a la mano.

• Control de tiempo con fechas límites establecidas en la reunión de inicio.
  En Dropbox puedes crear fechas límites o rangos de fechas para poder desarrollar alguna tarea para el proyecto

• Minimizar las reuniones operativas.
  Es excelente que se definan reuniones para revisar avances, sin embargo esto puede ocasionar muchos problemas si se abusa de las reuniones; estrés, nivel de ansiedad alto, entre otros malestares que pueden mermar el rendimiento laboral.

El trabajo a distancia parece ser complicado, pero todo puede ser más sencillo de lo que parece si usamos las herramientas correctas. En el caso de Dropbox solo basta con conocer un poco la plataforma para adaptarse a esa forma de trabajo. Espero que esta nota te sea de ayuda y no olvides compartirla con compañeros y amigos.

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Agustín de Aquino

Programador de profesión. Amante de los perros y de la música electrónica. Fiel seguidor de la robótica. En algún punto de la vida todos vamos a coincidir y entonces, habrá paz.