Migración de datos a software de colaboración sin caos: 4 etapas clave

Cuando tu empresa decide dar el salto a una herramienta de colaboración digital (como Google Workspace, Microsoft 365 o Dropbox), la primera pregunta es: ¿Qué datos o información necesito para poder arrancar? El proceso de transferencia o migración de datos es un momento crítico donde el principal problema no es la tecnología, sino el miedo a perder los datos.

El éxito de la migración dependerá de la planificación estratégica, el propósito de la herramienta y, sobre todo, la limpieza de datos para no llevar el caos local a la nube.

Etapa 1: Auditoría y planificación estratégica

La transferencia de datos debe empezar con una auditoría y planificación estratégica. Esto implica hacer un inventario para identificar los datos existentes que deben ser migrados, incluyendo documentos, proyectos, contactos y, por supuesto, correos electrónicos.

El reto inicial: el miedo a perder datos y la batalla contra la "basura" digital

El miedo a perder información relevante es el principal obstáculo. En mi experiencia, esto se soluciona llevando a cabo correctamente estos pasos, ya que en la auditoría muchos clientes se dan cuenta de que gran parte de la información que quieren subir es irrelevante. Es vital la limpieza de los datos para eliminar archivos obsoletos, duplicados o sin uso útil. Si tienes desorden o caos en tus sistemas anteriores, si subes sin ordenar, tendrás el mismo desorden y caos en la nube: un doble problema.

Definiendo qué migrar (archivos, correos) y el factor de la inteligencia artificial

Debes definir un cronograma de proceso y comunicar cualquier posible interrupción a los usuarios.

• Archivos no estructurados (Word, PDF). La mayoría de la información se encuentra en un formato de ofimática o datos no estructurados. Aquí es donde es importante saber que Google Workspace y otras herramientas usarán estos datos históricos para trabajar con su inteligencia artificial.

• Correos electrónicos. En mi experiencia, recomendamos que no se suban más de dos años de historial de correos electrónicos y eliminar aquellos con adjuntos que ocupen suficiente espacio innecesario.

Etapa 2 y 3: La ejecución y validación de la transferencia

Una vez que sabes qué migrar, sigue el proceso de mover la información y verificar que esté lista para la colaboración.

Cómo la copia de seguridad y el entorno de prueba evitan interrupciones

Es fundamental realizar copias de seguridad de todos los datos a migrar. Esto evita que, en caso de errores (por conectividad o baja transferencia), la información se pierda. Si es necesario, es bueno crear un entorno de prueba para simular la migración y solucionar problemas sin afectar la operación diaria.

La importancia del proceso manual y la revisión de archivos clave

La transferencia de datos se puede hacer de varias maneras (herramientas automatizadas, APIs o de forma manual). Aunque los procesos automatizados son rápidos, a veces se llevan información irrelevante. En el caso de Google Workspace, mucha de la información que la gente quiere subir está en Excel. Aquí lo recomendable es descargar en un formato adecuado para que esta información pueda ser transformada y adaptada a hojas de cálculo de Google.

Después, hay que verificar. Lo ideal es hacer una revisión muestra de los registros y pedirle a los usuarios responsables que comprueben que todos los datos necesarios para sus actividades laborales estén presentes, sean accesibles y se visualicen correctamente.

Etapa 4: Cierre y monitoreo (el secreto para asegurar la adopción)

Una vez completada la migración, viene la desactivación del sistema antiguo. Uno de los principales problemas es que los colaboradores o usuarios, al ver que todavía pueden seguir trabajando con métodos anteriores o antiguos, lo van a preferir por no enfrentarse al cambio. Si les dejas la posibilidad de hacerlo, lo van a seguir haciendo. Por eso, el formateo de equipos o la desactivación es un paso crucial para forzar la adopción.

El monitoreo implica supervisar el rendimiento del nuevo software para detectar que la información nueva se esté almacenando y que la información heredada funcione correctamente (que se visualice y se actualice bien, por ejemplo, si un archivo de Excel se convirtió en una Hoja de Cálculo). Este es un proceso de cambio que requiere seguimiento, capacitación continua y supervisión constante.

Errores comunes y el valor de una metodología probada

El miedo a perder datos es el principal problema. En lugar de subirlo todo, la solución está en el análisis: ¿qué datos son importantes para el futuro (IA) y cuáles deben ir a un almacén de legado? En Nube Digital MX, resolvemos este miedo llevando a cabo de forma óptima estos pasos y demostrando al cliente que tiene la información segura en el nuevo sistema.

Existen herramientas ETL (Extracción, Transformación y Carga) y servicios de migración que facilitan el proceso, pero si no tienes orden en tus sistemas anteriores, las herramientas automatizadas subirán todo tu caos. Lo importante es aplicar una metodología probada y clara.

Quieres que te ayudemos a subir a la nube, esa es nuestra misión en Nube Digital MX.

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Preguntas frecuentes (FAQs)

¿Qué son los datos no estructurados en la migración?
Son los archivos comunes de la ofimática, como documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y PDF, que no están en una base de datos formal.

¿Es seguro usar las herramientas de migración que ofrecen los proveedores?
Son seguras a nivel técnico, pero no siempre son estratégicas. Suelen intentar que subas todo lo que puedas, sin preocuparse de que empieces de manera ordenada.

¿Qué es el "almacén de legado"?
Es un espacio (otra nube o disco) donde se guarda la información antigua que no es crítica para la operación diaria, pero que se necesita conservar por motivos legales o de consulta histórica

Referencias:
- Proceso de migración de datos: Guía completa y herramientas clave para una implementación exitosa | Prime Institute
- Migración de datos: definición, desafíos y mejores prácticas para afrontarla | Power Data
- Cómo implementar herramientas digitales sin interrumpir tus operaciones | Drew Tech

Gerardo Arellano

Constructor de conocimiento y arquitecto de bienes intangibles con la finalidad de crear energía y transformarla en materia para compartir. Trabajo recordandome que la razón compite, el corazón comparte. Te invito a caminar juntos y a diseñar en armonía con estrategia digital.