Almacenamiento en la nube vs en físico: ¿cuál es el mejor?

¿Dónde tienes guardado la información de tu empresa? ¿ Y qué pasaría si mañana se pierde o se borra? Sin duda alguna la información de una empresa es uno de sus activos más importantes. Por lo que no solo debe guardarse por guardar, sino mantenerla bien organizada, segura y accesible para poder trabajar con ella de manera eficiente.

Sin embargo, muchas PyMES no toman en cuenta estos factores y siguen confiando únicamente en el formato físico como expedientes en papel, USBs o computadoras individuales, sin considerar los riesgos que eso implica y los problemas que representa para la colaboración. Este tipo de empresas comúnmente ponen en peligro su información por miedo o desconocimiento de las alternativas que usar una nube puede ofrecerles.

Para ayudar a superar estos miedos, como administradora de TI, insisto en que la prioridad no debe ser  solamente “tener” la información, sino de saber dónde está, cómo se protege y quién tiene acceso a ella. 

Si quieres descubrir si te conviene seguir dependiendo de los soportes físicos para tu información o si es momento de empezar a pensar en una nube, en esta nota te hablaré sobre  las diferencias entre gestionar tu información en estos soportes, para que tomes la mejor decisión para el futuro de tu empresa.

Almacenamiento físico

Esta forma de gestionar tu documentación son los dispositivos como discos duros, memorias USB y servidores locales. Este soporte sigue siendo relevante para documentación que requiere de un respaldo original como: contratos, facturas y documentos legales. Aunque desde la llegada de la NOM 151 cada vez hay más empresas que están subiendo esta clase de documentos a la nube para su conservación. 

Ventajas: 

• No se necesita acceso a internet  

• Obligatorio para ciertos documentos legales

• Familiaridad para los usuarios

Desventajas:

• Ocupa espacio físico

• Dificultad para compartir o consultar desde otros lugares

• Riesgos de daño o pérdida 

Almacenamiento en la nube

Al elegir esta forma de almacenamiento se contrata el servicio en la nube de tu preferencia (Google Workspace, Dropbox Business, etc.), de manera que tu información se resguarda en servidores remotos a través de internet. Esta se ha convertido en la opción más segura y sobre todo práctica para la mayoría de los documentos, ya que reduce el riesgo de pérdidas y se adapta a modelos de trabajo remoto o híbrido.

Ventajas:

• Acceso desde cualquier lugar y dispositivo

• Control de permisos y seguridad avanzada

• Reduce el riesgo de pérdidas

Desventajas:

• Requiere conexión a internet

• Necesita capacitación inicial 

• Costos potencialmente impredecibles de almacenamiento

¿Por qué planificar el almacenamiento de la información?

Planificar bien el almacenamiento de la información es esencial para protegerla, mantenerla organizada y facilitar el trabajo en equipo. A diferencia de los respaldos físicos, que son vulnerables a pérdidas, daños o accesos no autorizados, las soluciones en la nube ofrecen respaldo automático, control detallado de permisos y acceso seguro desde cualquier lugar.

Además, una buena planificación sobre cómo llevar el almacenamiento de tu información hace más sencillo el trabajo colaborativo. Para lograrlo existen herramientas como Google Workspace que permite crear y editar documentos en tiempo real, organizar carpetas por proyecto o cliente y gestionar fácilmente quién puede ver o modificar ciertas carpetas o archivos. 

También existen servicios como el de Dropbox Business, que resulta ideal para compartir archivos grandes, mantener sincronización constante y acceder a versiones anteriores cuando se necesita, además de una excelente administración sobre quién puede acceder a los archivos y otras herramientas que resultan excelentes complementos para el trabajo colaborativo. 

Recuerda que elegir y planificar el uso de estas plataformas no solo reduce riesgos, sino que también mejora la eficiencia y asegura la continuidad y protección de tu negocio a largo plazo.

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Referencias:

- ¿Dónde almacenas la información de tu empresa? ¿Y con tus proveedores? ¿Cómo la proteges? | Acerodocs

- Protección de datos de carácter personal en formato físico | Harvey & Lluch

- Pros y contras de los documentos físicos y digitales | Microformas

Bertha Murga Guevara

Soy curiosa, observadora y creativa. Me gusta entender el mundo digital y aprender cosas nuevas, pero también disfruto mucho cocinar y pintar.