Cómo elegir software de colaboración digital sin fijarte en la marca

Cuando una empresa decide dar el salto a las herramientas de colaboración digital en la nube, el primer instinto es buscar la marca más famosa o la opción más barata. Pero, te lo digo por experiencia, este análisis es mucho más complejo. No se trata solo de elegir un nombre, sino de encontrar la solución que encaje perfecto con la cultura, el presupuesto y los flujos de trabajo de tu equipo.
La clave está en entender que la elección no es solo una decisión tecnológica, sino una inversión en la productividad y en el futuro de tu negocio.

El primer paso: romper con lo gratuito y entender el costo real 

Una de las principales barreras que he visto en las empresas, especialmente en las pequeñas y medianas, es el factor del costo. Muchas de ellas nacieron y se acostumbraron a utilizar software gratuito, y al contemplar la inversión en un software de pago, la decisión se vuelve un proceso complejo. Se preguntan, “¿realmente vale la pena pagar por algo que puedo obtener gratis?”. Mi respuesta es un rotundo sí, si eliges bien.

La carga de la inversión: ¿por qué mi empresa debería pagar por un software? 

Pagar por un software te da acceso a seguridad, soporte técnico y actualizaciones constantes. Las herramientas gratuitas tienen sus límites en términos de almacenamiento, funciones y, lo más importante, no ofrecen la protección necesaria para la información crucial de tu negocio. Como aprendimos, la seguridad y el resguardo de la información no tienen precio, y en mi opinión, esta es la principal razón para invertir.

La opinión de los directivos: el factor humano en la selección 

Otro punto que no se puede ignorar es el factor humano, sobre todo el de los directivos. En el análisis, la opinión y el uso del dueño o los líderes de la empresa va a ser una opinión muy importante a tomar en cuenta. Muchos de ellos aprendieron a utilizar un software en el pasado y buscan que, al pasarse a la nube, puedan usar uno similar. Esto es algo que debe considerarse, ya que la resistencia al cambio es real y puede frenar la adopción.

Guía práctica para elegir la herramienta de colaboración ideal 

Existen diferentes metodologías para escoger un software para las empresas. La mayoría requieren un análisis, entrevistas con los equipos y una comparación detallada de las ofertas del mercado. En mi experiencia, esto es clave para no equivocarse. Hablemos de dos de los grandes: Google Workspace y Microsoft 365.

Ventajas y desventajas: ¿Por qué Google Workspace vs. Microsoft 365? 

Cuando hablamos de colaboración digital, los dos principales competidores y marcas son Microsoft 365 y Google Workspace.

• Microsoft 365 es una suite que muchas personas han usado durante años. Se siente familiar, y para empresas que han operado digitalmente por mucho tiempo, es una transición más natural.
• Google Workspace, por otro lado, es un sistema que nació en la nube. Por eso, ofrece soluciones ya pensadas para resolver los problemas de colaboración en tiempo real y, en mi experiencia, es la herramienta donde muchos jóvenes han aprendido a trabajar.

Cada uno de ellos tiene sus ventajas y desventajas, diferentes precios y también hay que tomar mucho en cuenta esta situación.

La clave del ecosistema: ¿Windows determina tu elección? 

No menos importante, hay que tomar en cuenta el ecosistema que la empresa usa actualmente. La mayoría de las compañías tienen equipos con sistema operativo Windows, el más usado en el mundo, por lo que siempre se busca usar software del mismo propietario, ya que se cree que este funcionará mejor. Sin embargo, no siempre es así. Actualmente, Google Workspace ofrece una solución económica importante y brinda una mejor flexibilidad en el uso de herramientas que ayudan al home office, incluso en equipos con Windows.

Más allá de la compra de una marca: la importancia de una correcta implementación 

Integrar un software gerencial nuevo es un proceso complejo. El análisis no termina cuando se elige la herramienta. La implementación, la capacitación y el soporte continuo son igual de cruciales. Asegúrate de que tu proveedor no solo te venda la licencia, sino que te ofrezca un plan para que la herramienta realmente funcione para ti.

La flexibilidad que necesitas para el home office 

El software de colaboración digital debe darte la libertad de trabajar desde cualquier lugar. Por eso, es fundamental que el sistema operativo y el software que uses te ofrezcan la posibilidad de hacerlo en home office sin comprometer la productividad.

Preguntas frecuentes (FAQs) 

• ¿Qué es más importante, el costo o las funciones? Ambos son importantes, pero el enfoque debe ser en el retorno de inversión. Un software con un costo mayor pero que eleva la productividad de tu equipo puede ser más rentable que uno gratuito.
• ¿Qué metodologías se usan para la selección de software? Existen varias, pero las más comunes incluyen el análisis de necesidades, la evaluación de las opciones del mercado y la comparación de precios, funciones y soporte.
• ¿La elección de la herramienta depende del tamaño de mi empresa? Sí. Una PyME tendrá necesidades de costo y soporte distintas a las de una gran corporación. Es crucial que el análisis se ajuste a las particularidades de tu negocio.

Referencias:
- Guía para la evaluación y selección de soluciones de software | DGTIC UNAM
- Guía para la selección de herramientas digitales en la transformación empresarial | IT Experts
- Metodologías Sugeridas de Evaluación y Selección de Software de Arquitectura Empresarial para la Digitalización del Conocimiento | Redalyc UAEMEX

Gerardo Arellano

Constructor de conocimiento y arquitecto de bienes intangibles con la finalidad de crear energía y transformarla en materia para compartir. Trabajo recordandome que "la razón compite, el corazón comparte". Te invito a caminar juntos y a diseñar en armonía con estrategia digital.