Los 5 pilares básicos de la administración de TI para tu PyME

¿Tu empresa tiene claros sus pilares de administración de TI? Si contestaste que no, te explico. 
Como administradora de TI te quiero compartir de una forma sencilla cuáles son los pilares que toda PYME debería cuidar para tener su tecnología en orden. Porque llevar una buena gestión de los recursos tecnológicos no es solo para las grandes empresas, por el contrario es para cualquier negocio que quiera trabajar mejor y protegerse. 
Por eso, hoy quiero compartirte los 5 pilares fundamentales de la administración de TI para una PYME, explicarte para qué sirven, qué beneficios aportan y por qué vale la pena conocerlos y, sobre todo, trabajarlos de forma estratégica.

1. La infraestructura: el cimiento tecnológico que lo sostiene todo

Antes de empezar es necesario saber que la infraestructura de TI es el conjunto de equipos, redes, conexiones y sistemas que permiten que el trabajo fluya. Además es importante entender que, contar con ella no significa hacer gastos excesivos en equipo o servicios que todo el mundo te dice que necesitas, pero no estás seguro de qué manera te van a ayudar, sino planificar y elegir herramientas confiables que van a servir a un propósito dentro de tu empresa. 

Hoy en día, herramientas en la nube como Google Workspace pueden ser grandes aliadas para mantener la información de tu empresa segura, organizada y siempre a la mano. Sin embargo, va más allá de solo “guardar archivos”, Google Workspace te permite crear un entorno completo de trabajo: puedes escribir documentos, agendar reuniones, chatear con tu equipo, hacer videollamadas y compartir información sin tener que salir de la misma plataforma. Todo se guarda en un solo lugar, así que con una sola plataforma puedes controlar desde accesos a información hasta la comunicación interna y lo mejor: puedes acceder desde cualquier dispositivo. Esto le da a tu equipo una forma más ágil, ordenada y segura de trabajar.

Ahora, si en tu empresa manejan muchos archivos grandes (como imágenes, videos, presentaciones pesadas o contratos), Dropbox Business puede ser una gran opción. Está pensando justo para eso: compartir cosas pesadas de forma rápida, con control de versiones (por si necesitas recuperar una versión anterior) y si necesitas firmar documentos de manera digital con validez legal puedes complementarlo con Dropbox Sign. Sin lugar a dudas, esta plataforma te ayuda agilizar procesos en los que hay que mandar un archivo, hacer cambios y volverlo a enviar para aprobación. Es práctico, seguro y te da tranquilidad de que todo está respaldado.

Algunos beneficios de una buena infraestructura son que haya menos fallas técnicas que interrumpan el trabajo, una mayor eficiencia operativa y facilidad para modelos de trabajo remoto o híbrido. Por otro lado,  los riesgos de descuidarla son graves, ya que los equipos obsoletos ralentizan las tareas, la información puede ser dispersa y difícil de respaldar, a lo que puede sumarse el costo elevado en reparaciones o recuperación de datos.

2. Procesos: claridad y eficiencia en el trabajo diario

Definir procesos claros es uno de los pasos más importantes para evitar el caos o la improvisación. La mayoría de las veces las PYMEs se forman con procesos informales que “funcionan” mientras sean pocos los colaboradores, pero conforme a la empresa se le empiezan a sumar clientes y se amplía su equipo la falta de estructura genera errores, retrabajos y tiempo muertos. 

Es por eso que se debe tener los procesos definidos para así tener una mejor organización interna, reducir y duplicidad de tareas, y mejorar en la atención al cliente. Si ignoramos esto corremos el riesgo de tener información crítica mal gestionada, perder oportunidades comerciales y confusiones constantes.

3. Seguridad: proteger la confianza de los clientes

La seguridad de TI no es solo tener un antivirus, sino una estrategia completa para proteger la operación de la empresa. Las amenazas digitales están por todos lados y no discriminan por el tamaño de la empresa; un solo correo malicioso, un ransomware o un robo de información, pueden generar pérdidas financieras grandes, daños legales y pérdida de la confianza de los clientes. 

Invertir en soluciones confiables como ESET o Kaspersky puede ser una buena medida precautoria a este problema, ya que tener estas herramientas pueden evitar que en tu empresa ocurran robos de datos o fraudes, y termines gastando  más resolviendo un fraude, que además va dañar la imagen de tu negocio.

  
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4. Soporte: resolver problemas de forma oportuna

Contar con un buen equipo de soporte es esencial. Tener a quien recurrir cuando surge un problema técnico nos evita parar con las actividades y evita que los problemas menores escalen a problemas mayores. Al no tenerlo puede llegar a haber clientes enojados por retrasos lo cual nos llevaría a perder ventas, o que los sistemas o servicios con los que se cuenta de manera interna sufran daños que podrían haberse evitado. 

Un buen soporte no solo resuelve problemas de forma ágil, sino que también ayuda a prevenir fallas mayores, garantizando la continuidad del trabajo y la tranquilidad del equipo. Por lo que a la larga siempre es mejor tenerlo de forma oportuna, que no tenerlo y pagar sobrecostos por su ausencia. 

5. Usuarios: un buen equipo es la clave

Finalmente, el factor humano es clave. Ninguna herramienta sirve si tu equipo no sabe usarla o no entiende su valor. Por eso capacitar a las personas es clave para asegurar que se aprovechen las herramientas al máximo, se reduzcan errores y se trabaje de forma segura y eficiente. 

Si crees que este es un factor menor, piensa en que hay negocios que transforman su operación solo con enseñar bien el uso de sus sistemas y promover hábitos como contraseñas seguras o almacenamiento ordenado.
Si todavía no estás del todo convencido de que contar con estos elementos desde un inicio es importante para tu empresa, puedo compartirte que, algo que he observado como administradora de TI, es que aquellos negocios que entienden y aplican estos pilares logran operar con menos problemas, con un mejor servicio al cliente y mayor capacidad para adaptarse al cambio.

Así que ya lo sabes, no pienses en la administración de TI como un gasto innecesario, sino una inversión estratégica. Trabajar en estos cinco pilares, infraestructura, procesos, seguridad, soporte y usuarios, fortalece las bases del negocio y lo prepara para crecer, adaptarse y atender mejor a sus clientes. 

Recuerda que no es necesario hacerlo todo de golpe, lo importante es empezar con un diagnóstico honesto, identificar prioridades y avanzar paso a paso.

¿Quieres mejorar la administración TI dentro de tu empresa? En Nube Digital MX podemos ayudarte a lograrlo de manera sencilla y efectiva, desde elegir las herramientas adecuadas como Google Workspace o Dropbox Business, hasta implementar soluciones de seguridad con ESET y Kaspersky y capacitar a tu equipo para que saque el máximo provecho de la tecnología. 

Contáctanos hoy mismo y da el primer paso para construir una PyME más segura, ordenada y lista para crecer.

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Bertha Murga Guevara

Soy curiosa, observadora y creativa. Me gusta entender el mundo digital y aprender cosas nuevas, pero también disfruto mucho cocinar y pintar.